Workshop Dropbox: bestanden bewaren, delen, synchroniseren en ontvangen

Door: Robbin Ooijevaar | 21 maart 2011 16:03

How To

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. pagina 2
  3. pagina 3
  4. pagina 4

Deel 2: Samenwerken aan documenten

1. Dropbox versus de rest

Er zijn veel manieren om met meerdere personen aan documenten te werken. Google timmert aan de weg met Google Docs en ook Microsoft pikt een graantje mee. Het grote voordeel van deze twee webdiensten is dat de applicaties op internet draaien: u hoeft niets te installeren en kunt een tekstverwerkings- of spreadsheetprogramma gebruiken vanuit uw webbrowser. Het nadeel is dat het type bestanden waarmee u kunt samenwerken beperkt is. Op dit punt heeft Dropbox het beter geregeld. U kunt er alle bestandsformaten opslaan, wel moet u zelf een programma geïnstalleerd hebben om de bestanden vervolgens te openen en bewerken. De optie Delen maakt Dropbox ideaal om samen te werken aan bestanden met freelancers, externe medewerkers, collega's en studiegenoten. Een nadeel van Dropbox is wel dat u niet gelijktijdig in een bestand kunt werken, Dropbox synchroniseert op bestandsniveau en niet op inhoudsniveau.

Samenwerken aan bestanden met Dropbox werkt vanwege de flexibiliteit prettiger dan met Google Docs.

2. Mappen delen

Het delen van bestanden werkt op mapniveau. U deelt een map en alle onderliggende mappen en bestanden worden automatisch gedeeld. De map die u deelt met anderen dient zich te bevinden in My Dropbox. Open My Dropbox en maak een nieuwe map aan, bijvoorbeeld Project Scylla 2011. Kopieer de bestanden die u wilt delen naar de zojuist aangemaakte map. Klik met de rechtermuisknop op de map en kies Dropbox / Share this folder. Uw webbrowser wordt gestart en u logt automatisch in op het beheergedeelte van uw Dropbox. Geef het mailadres op van de personen waarmee u de map wilt delen. Bevestig met Share folder. De geadresseerde krijgt een mailtje waarin de uitnodiging bevestigd dient te worden. Zodra dit gebeurd is, komt de inhoud van uw map Project Scylla 2011 binnen in de Dropbox van de genodigden. Als de genodigden nog geen Dropbox-account hebben, wordt de mogelijkheid geboden om dit aan te maken.

Mappen uit uw Dropbox deelt u snel en eenvoudig met andere Dropbox-gebruikers.

Wat deelt u?

Om te weten te komen welke mappen u deelt via Dropbox, surft u naar Dropbox. Meld u aan op de site en klik op Sharing. Er wordt een overzicht getoond van alle gedeelde mappen. Klik achter de map op Options om meer mensen toe te voegen aan de lijst. Kies Members om te zien met wie u de map gedeeld hebt. Via de website kunt u ook nieuwe mappen aan­maken en deze delen.

Log in op de website www.dropbox.com en controleer via Sharing welke mappen u gedeeld hebt.

3. Samenwerking beëindigen

Het opheffen van een gedeelde map gaat het eenvoudigst via Dropbox. Vraag de opties op van een gedeelde map en kijk bij Members met wie u de map gedeeld hebt. U hebt nu een aantal keuzes. Gebruik Leave this shared folder om de map niet langer te synchroniseren. Deze keuze gebruikt u in de praktijk als iemand anders een map met u gedeeld heeft. Unshare this folder zorgt ervoor dat de deling volledig wordt opgeheven. U krijgt nu de vraag of degene met wie u de map gedeeld hebt een kopie van de bestanden mag houden. Verwijder het vinkje bij I want my collaborators to keep a copy of these files om de bestanden bij iedereen te wissen. De bestanden blijven wel op uw eigen computer aanwezig. Bevestig met Unshare. Een handige optie voor bijvoorbeeld studiegroepjes is Kick out. Hiermee kunt u het delen selectief opheffen voor bepaalde leden. Open het tabblad Members en klik op de persoon met wie u niet meer wilt samenwerken. Kies voor Kick out om de persoon te verwijderen. Ook hier krijgt u de optie om de bestanden bij deze persoon te verwijderen.

Het is eenvoudig bestanden niet langer met bepaalde mensen te delen.

Bestandsversies

Dropbox houdt versies bij van bestanden. Als u bijvoorbeeld aan een document werkt in de map My Dropbox en dit meerdere keren opslaat (en dus overschrijft), is de kans groot dat de Dropbox-server een versiekopie maakt. Een eerdere versie is eenvoudig te herstellen door rechts te klikken op het bestand en de opties Dropbox / View previous versions te kiezen. Uw webbrowser wordt gestart en u belandt in een overzicht van het betreffende bestand. Zoek de datum en tijd op waarna u het bestand wilt terugzetten en plaats hier een vinkje bij. Gebruik de knop Restore om het bestand terug te zetten. Het herstellen van een eerdere versie gebeurt direct, u hoeft niets te downloaden. Het bestand komt automatisch binnen in de map My Dropbox op uw computer(s).

Dropbox houdt bestandsversies bij, u kunt eenvoudig terugkeren naar een eerdere versie.

0 Reactie(s) op: Workshop Dropbox: bestanden bewaren, delen, synchroniseren en ontvangen

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.