Spotlight is enorm veelzijdig. Je kunt bijvoorbeeld allerlei trucs gebruiken om je zoekopdrachten te verfijnen zodat je precies kunt vinden waar je naar op zoek bent.
Op het eerste gezicht is het zoeken met Spotlight vrij eenvoudig. In mijn vorige artikel heb ik uitgelegd hoe je simpele zoekopdrachten kunt uitvoeren en hoe je andere functies van Spotlight kunt vinden. Maar als je meerdere zoektermen wilt gebruiken of als je je resultaten moet beperken om een bestand boven water te halen dat bijzonder lastig te vinden is, is het heel handig om te weten hoe je een goede zoekopdracht moet vormen. Lees ook: Handleiding: Bestanden onzichtbaar maken voor Spotlight.
Door een aantal simpele trucs onder de knie te krijgen - zoals het gebruiken van trefwoorden om je zoekopdracht te beperken tot specifieke datums, auteurs of bestandstypes - kun je je zoekopdracht verfijnen tot specifieke soorten data, termen uitsluiten en meer, waardoor Spotlight precies datgene kan vinden waarnaar je op zoek bent.
Gebruik de juiste woorden
Als je in Spotlight naar slechts één woord zoekt, zul je vrij simpele resultaten krijgen. Maar als je naar meer dan één woord zoekt, wordt het wat ingewikkelder. Als je time machine in het zoekmenu van Spotlight typt, krijg je een lijst te zien met alle bestanden die beide woorden bevatten.
Elke Spotlight-zoekopdracht is standaard een AND zoekopdracht. Dit betekent dat het programma naar bestanden zoekt die alle woorden bevatten die je intypt. Deze zoekopdracht zal alle bestanden retourneren waarin de back-up functie Time Machine van Yosemite vermeld wordt, evenals een resultaat van IMDB van een film die zo heet, een Wikipedia-artikel over tijdreizen, een artikel dat ik een paar jaar geleden geschreven heb over het gebruik van de opdrachtregel om Time Machine te bedienen, maar het kan ook een Engelstalige e-mail opleveren van een vriend die vraagt hoe laat hij het beste langs kan komen om een machine te repareren.
Als je aanhalingstekens om de woorden heen zet, kun je de zoekopdracht beperken tot een veel kleinere groep bestanden die de exacte woordcombinatie 'time machine' bevatten.
Je kunt de zoekresultaten verfijnen door aanhalingstekens te gebruiken; dit vertelt Spotlight dat de woorden naast elkaar voor moeten komen. Als je "time machine" typt, zal Spotlight alleen zoeken naar bestanden die de exacte woordcombinatie binnen de aanhalingstekens bevatten. Het zal Time Machine.doc vinden en alle bestanden die de term "time machine" bevatten, maar het zal je Engelse presentatie over de evolutie van machines door de tijd heen overslaan. Je hoeft zelfs niet beide aanhalingstekens te gebruiken; als je alleen de eerste set typt, weet Spotlight al dat de woorden die erop volgen samen moeten verschijnen.
Gebruik Booleaanse zoekoperatoren
Spotlight ondersteunt ook Booleaans zoeken, wat gebruik maakt van logische operatoren (AND, OR en NOT) om resultaten te vinden.
Bijvoorbeeld, als je "time machine" OR morlock typt, zul je verwijzingen naar de back-up tool van Yosemite terugkrijgen, evenals bestanden die te maken hebben met de fictionele diersoort van . G. Wells.
Om bestanden te vinden die de woordcombinatie time machine bevatten maar niets met H. G. Wells te maken hebben, kun je "time machine" NOT Wells typen. Als je een Booleaanse zoekopdracht uitvoert, moet je zorgen dat je de operatoren in hoofdletters typt.
Gebruik metadata
Je kunt in het Comments-veld ook je eigen trefwoorden toevoegen die je later kunt gebruiken als zoektermen.
Naast het doorzoeken van de namen en inhoud van je bestanden, maakt Spotlight gebruik van metadata; bestandsinformatie die gegenereerd is door het programma of apparaat dat het bestand heeft aangemaakt. Zo kan de metadata van een digitale foto-informatie bevatten over de camera die gebruikt is om de foto mee te maken en hoe de foto gemaakt is: het type camera, de brandpuntsafstand, het kleurbereik, de belichtingstijd enzovoorts. Als je alle foto's wilt vinden die met een bepaalde camera gemaakt zijn, hoef je alleen maar de naam of het typenummer in het zoekveld te typen.
Om te zien wat voor soort metadata een bestand opslaat, kun je het in de Finder selecteren en op Command+I drukken om het get Info-venster te openen. Klik vervolgens op het driehoekje naast More Info. Je bent echter niet beperkt tot de metadata die hier staat. Je kunt aan elk bestand je eigen trefwoorden toevoegen. Klik in het Info venster op het driehoekje naast Comments. Er verschijnt een tekstveld waarin je alle trefwoorden die je bij toekomstige zoekopdrachten zouden kunnen helpen kunt invoeren, zoals het project waar het bestand mee te maken heeft of de achternaam van een persoon met wie je het bestand associeert.
Bijvoorbeeld, door het commentaar HouseProject aan alle bestanden toe te voegen die te maken hebben met de aankoop en verbouwing van je nieuwe woning, zul je al deze bestanden met één simpele zoekopdracht terug kunnen vinden. Het is een goed idee om HouseProject te gebruiken in plaats van House Project, omdat Spotlight op die manier naar het enkelvoudige, zeldzame woord zal zoeken in plaats van alle bestanden te vinden die de woorden "house" en "project" bevatten.
Als je deze truc regelmatig gebruikt, kan het handig zijn om een Automator-werkstroom aan te maken waarmee je hetzelfde commentaar aan meerdere bestanden tegelijk kunt toevoegen. Dit gaat als volgt:
1. Open Automator. Maak een nieuw document aan en selecteer Service als type.
2. Selecteer Files & Folders in de Library-kolom.
3. Sleep Set Spotlight Comments For Finder Items uit de Actions-lijst naar het werkstroom paneel.
4. Klik op Options en schakel de optie Show This Action When Workflow Runs in.
5. Druk op Command-S om het bestand op te slaan en kies ervoor om het als applicatie op te slaan.
Om je nieuwe Automator werkstroom te gebruiken hoef je alleen maar een groep bestanden naar het Automator-icoontje te slepen. Er verschijnt dan een dialoogvenster waarin je je commentaar aan tientallen bestanden tegelijk kunt toevoegen.
Het toevoegen van Spotlight trefwoorden hoeft geen gedoe te zijn.
Maak gebruik van trefwoorden
Zelfs wanneer je weet waar je naar op zoek bent, kan het zijn dat je een overweldigend aantal zoekresultaten terugkrijgt. Om zoekopdrachten te helpen verfijnen tot bepaalde bestandstypen of tijdsperiodes, kun je één van de vele handige trefwoorden gebruiken die Spotlight begrijpt. Zet het juiste trefwoord plus een dubbele punt vóór je zoekterm (maar zet geen spatie tussen het trefwoord en de dubbele punt). Je kunt als volgt profiteren van de trefwoorden van Spotlight:
Naar bestandsnamen zoeken: Als je de naam weet van het bestand waarnaar je op zoek bent, kun je je zoekopdracht verfijnen tot bestandsnamen door het name:-trefwoord te gebruiken. Als je bijvoorbeeld name:machine intypt, zal Spotlight alleen bestanden vinden die het woord "machine" in de bestandsnaam hebben (hoewel je zoekresultaten ook bladwijzers, iCal-events en andere items kunnen bevatten). Net als met reguliere zoekopdrachten moet je aanhalingstekens gebruiken om woordcombinaties aan te geven, zoals name:"time machine".
Naar een auteur zoeken: Als je je de inhoud van een bestand niet meer kunt herinneren maar wel weet wie het bestand heeft aangemaakt, dan kun je het author:-trefwoord gebruiken. Om naar een document te zoeken dat door je baas, Herbert, geschreven is, hoef je alleen maar author:herbert in het zoekveld te typen. Maar er zit een addertje onder het gras: Spotlight kan alleen bestanden vinden die zijn aangemaakt door programma's die dit attribuut opslaan, zoals Mail, iChat, Word, Excel, Pages, Numbers en een paar andere apps.
Op datum zoeken: Ben je op zoek naar een bestand dat binnen een specifieke tijdsperiode is aangemaakt? Je kunt date:today typen om bestanden te vinden die je vandaag aangemaakt, gelezen, ontvangen of geopend hebt, inclusief applicaties als je die categorie in je zoekresultaten hebt staan. Je kunt het date:-trefwoord ook gebruiken met yesterday of tomorrow. (Uiteraard kan Spotlight niet weten welke bestanden je morgen zult aanmaken of gebruiken. Daarom beperkt Spotlight zich tot iCal-events en to do-lijstjes.)
Je kunt ook meer parameters specificeren, zoals de datum waarop een bestand is aangemaakt of gewijzigd, een exacte datum of een reeks van datums. Je kunt bijvoorbeeld created:12/25/13 typen om bestanden te vinden die op 25 december 2013 zijn aangemaakt. Dit is een handige manier om foto's te vinden die je op een bepaalde dag hebt gemaakt. Typ modified:<11/30/14 om te zoeken naar bestanden die vóór 30 november 2014 gewijzigd zijn of typ created:1/1/12-12/31/14 om bestanden te vinden die tussen 1 januari 2012 en 31 december 2014 zijn aangemaakt.
Op soort zoeken: Eén van de handigste manieren om je zoekresultaten te verfijnen is het gebruiken van het kind:-trefwoord. Hiermee kun je je lijst met resultaten beperken tot een bepaald bestandstype. Bijvoorbeeld, als je time machine kind:pdf typt, zal Spotlight alleen PDF-bestanden vinden die de woorden "time" en "machine" bevatten. Je kunt je zoekopdracht ook beperken tot e-mailberichten, muziekbestanden, systeemvoorkeuren, applicaties enzovoorts.
Spotlight kan zoeken naar bestanden die door specifieke applicaties zijn aangemaakt, evenals bepaalde bestandsformaten. Als je zoekt naar kind:mp3 of kind:tiff krijg je alleen bestanden in één van die formaten terug. Zoek je naar kind:pages of kind:powerpoint, dan krijg je alleen documenten te zien die in één van deze programma's zijn aangemaakt.
Hieronder staat een lijst met nuttige trefwoorden die je kunt gebruiken. Maar vergeet niet dat ze alleen werken als je de bijbehorende categorieën hebt ingeschakeld in de instellingen van Spotlight.
