Tips en trucs voor het werken met PDF-bestanden in Voorvertoning
Werk je regelmatig met PDF-bestanden? Dan zou je op het Windows-platform software als Adobe Acrobat moeten downloaden om met de bestanden te kunnen werken. OS X beschikt standaard al over een app om PDF-bestanden te openen, bewerken of aan te maken: Voorvertoning. In deze handleiding lees je allerlei tips en trucs voor het werken met PDF-bestanden in Voorvertoning.
Waarom zou je voor PDF kiezen?
Wat maakt PDF-bestanden eigenlijk interessant? PDF-bestanden bieden een aantal voordelen ten opzichte van andere bestandsformaten. Stuur je een tekstbestand dat is gemaakt met Office for Mac of Pages naar een gebruiker? Dan is het belangrijk dat de ontvanger het bestand in dezelfde software opent om te voorkomen dat de opmaak van de tekst verloren gaat. Sla je een bestand echter op als PDF? Dan kan de opmaak van het bestand niet meer veranderen. Door een bestand op te slaan als PDF weet je dus zeker dat het document bij de ontvanger exact hetzelfde eruitziet als op jouw Mac.
Een ander voordeel is het feit dat PDF-bestanden erg klein zijn. Door bijvoorbeeld een Word-document van tientallen MB's op te slaan als PDF-bestand kan je de omvang van het document fors verminderen. Dit maakt het versturen van het bestand via bijvoorbeeld e-mail aanzienlijk eenvoudiger.
PDF-bestanden hebben één groot nadeel. Een PDF-bestand kan niet meer worden gewijzigd, ook niet door de persoon die het bestand heeft aangemaakt. Het bronbestand moet dus altijd bewaard blijven om de inhoud van het PDF-bestand op een later tijdstip te kunnen wijzigen.
Notities maken in PDF-bestanden
Ondanks dat het niet mogelijk is de inhoud van een PDF-bestand te wijzigen is het wel mogelijk opmerkingen of markeringen toe te voegen aan het bestand. Deze opmerkingen worden ook wel annotaties genoemd. Wil je een bestand van opmerkingen voorzien? Open dan eerst het bestand in Voorvertoning door in de menubalk van de app op de knop Archief te klikken en de optie Open te kiezen. Selecteer het PDF-bestand en klik op de knop Open om het bestand te openen.
Markeringen en notities kunnen worden ingeschakeld via de menubalk van Voorvertoning
Je kan de markeringen inschakelen door in de menubalk het menu Extra's te openen en het menu Annoteren te kiezen. Je vind hier allerlei opties om tekst in het PDF-bestand te annoteren. Zo kan je tekst onderstrepen, doorhalen of markeren. Ook is het mogelijk een tekstwolkje, spraakballon of gedachteballon aan te maken om opmerkingen toe te voegen aan het bestand. Kies de optie Notitie om gebruik te maken van gele, post-it--achtige briefjes.
Wil je een overzicht bekijken van alle markeringen en notities die in een PDF-bestand zijn aangemaakt? Ga dan naar het menu Weergave in de menubalk van Voorvertoning en vink de optie Markeringen en notities aan. Alle markeringen en notities worden aan de linkerzijde van het venster in een aparte balk verzameld.
Voorvertoning kan alle markeringen en notities in een balk voor je verzamelen
PDF-bestanden combineren tot één bestand
Heb je twee PDF-bestanden gemaakt die je liever wilt combineren tot één bestand? Via Voorvertoning kan je de twee bestanden op eenvoudige wijze samenvoegen. Open beide PDF-bestanden in Voorvertoning in hetzelfde venster. De meest eenvoudige manier om dit te doen is door de Finder te openen en beide bestanden op te zoeken. Selecteer beide bestanden en sleep deze gelijktijdig naar het logo van Voorvertoning in het dock. De bestanden worden nu in één venster van Voorvertoning geopend.
Ga nu naar het menu Weergave in de menubalk van Voorvertoning. Kies hier de optie Miniaturen. Voorvertoning toont nu de miniaturen van beide PDF-bestanden in een aparte balk aan de linkerzijde van het venster. Minimaliseer nu één van de twee PDF-bestanden door op het pijltje voor de titel te klikken. Laat het andere PDF-bestand juist uitgeklapt staan. Sleep nu het geminimaliseerde PDF-bestand naar de juiste locatie in het uitgeklapte PDF-bestand. Alle pagina's uit het geminimaliseerde PDF-bestand worden nu op de door jouw aangegeven locatie in het uitgeklapte PDF-bestand geplakt.
Sleep het geminimaliseerde PDF-bestand naar de juiste locatie in het uitgeklapte PDF-bestand
Vergeet niet het samengevoegde bestand op te slaan om zeker te weten dat deze wordt bewaard. Ga hiervoor naar het menu Archief in de menubalk en kies de optie Exporteer. Geef aan waar het nieuwe PDF-bestand moet worden opgeslagen en geef het bestand een naam. Klik op Bewaar om je keuze te bevestigen. Je kan in het menu Archief ook op de knop Bewaar klikken. In dit geval maakt Voorvertoning geen nieuw PDF-bestand aan, maar vervangt één van de twee bestanden die je hebt samengevoegd.