De gemeenteraad van Nijmegen heeft unaniem besloten keihard op zichzelf te bezuinigen: alle raadsleden wisselen stapels papier in voor een iPad, tenzij ze dat niet willen.
Al zes maanden proberen enkele raadsleden uit of het ook mogelijk is documenten te lezen op de iPad als ze worden aangeleverd in PDF-formaat. De proef bleek een succes al werd er wel gesproken van de nodige ‘opstartproblemen’, die ook weer snel werden opgelost.
Minder papier
De bezuiniging bestaat eruit dat raadsleden nu bergen papier moeten doorwerken, die in de toekomst vooral digitaal worden aangeleverd. Dat bespaart de gemeente €106 per gebruiker per jaar. Maximaal zijn dat er 70, dus moet de besparing ruim €7000 per jaar bedragen.
Door het gebruik van de applicatie iAnnotate zijn documenten niet alleen te lezen, maar kunnen de politici ook notities maken en snel hun punten terugvinden. Overigens blijft iedere fractie gewoon ook één set van papieren documenten ontvangen, omdat niet alle medewerkers in het programma mogen meedraaien.
De VVD ondervond bij de proef nog wel wat problemen met het doorzoeken van grotere documenten en wilde daarom eigenlijk een tussenvorm. Alleen kleinere documenten zouden als PDF worden aangeleverd, maar lijvige rapporten blijven gewoon op papier binnenkomen.
Haast
De gemeente Nijmegen heeft namelijk grote haast, omdat er in het voorjaar een vloedgolf aan verslagen en documenten komt. De aanschaf heeft de nodige tijd nodig, omdat er momenteel een levertijd van vier weken op de iPad zit. “Dat komt doordat de iPad2 volgende week woensdag wordt aangekondigd”, weet een raadslid. “Misschien moeten we eventjes daarop wachten”, mompelt een ander.
Maar daarvan wil niemand iets weten. Ook niet van alternatieven, zoals Android-gebaseerde tablets of andere e-readers. Gekozen is voor 32G iPads met 3G module, waarbij niemand precies kan uitleggen waarom niet wordt gekozen voor het goedkopere Wifi-model zonder abonnement, waarbij iAnnotate met zowel Windows als Mac kan synchroniseren. De VVD-fractie houdt spoedberaad en gaat om.
Bestuurlijke trend
Dat Nijmegen overstapt op de iPad lijkt te horen bij een tendens in bestuurlijk Nederland. Bij diverse gemeenten, provincies en andere bestuursorganen gebeurt hetzelfde. Daarbij lijkt gemak heel belangrijk te zijn en relatief weinig over archievering en distributie te zijn nagedacht.
Ook in dit geval is dat niet anders. De distributie vindt niet plaats via een eigen infrastructuur, maar via de online dienst Dropbox. Op de vraag of dat veilig is, is commissielid en verklaard voorstander Rob Jetten (D66) helder: “Dropbox is veiliger dan de database van de gemeente.”