Zo scan je documenten een stuk eenvoudiger

Door: jason-cipriani | 06 juni 2015 13:25

How To

Scanners gaan langzaamaan dezelfde kant op als faxapparaten. De foto's die je met een telefoon of tablet kunt maken en de softwarealgoritmen worden steeds beter - en in tegenstelling tot een flatbedscanner nemen deze apparaten geen kostbare ruimte op je bureau in beslag.

Er zijn echter een paar problemen bij het overstappen op een mobile-first-benadering met betrekking tot het scannen van documenten. Snelheid, kwaliteit, efficiëntie en kosten zijn allemaal factoren die je in overweging moet nemen. Lees ook: iPhone als pdf-scanner.

De App Store bevat een heleboel apps waarvan beweerd wordt dat ze de beste scan-app voor jouw iOS-apparaat zijn. Ik heb geprobeerd om me een weg door alle lawaai, kreten en prietpraat te banen om de beste scanning apps te vinden die op zowel de iPhone als iPad werken.

Scanbot

Scanbot is misschien wel de best ontworpen app uit deze verzameling. Het past heel goed bij iOS 8 met zijn soepele overgangen en leuke animaties in de platte interface. Zo krijg je wanneer je de schakelaar omzet om iCloud Drive-synchronisatie in te schakelen een golf animatie te zien. De animatie is simpel en kort, maar het is een aangename indicator dat de app op basis van je interactie iets aan het doen is. Dergelijke kleine details zorgen voor een goede, prettige ervaring.

Scanbot 3.7.1 voor de iPad.

Het belangrijkste doel is het scannen van documenten en daar is de app ook erg goed in. Als je de app opent, wordt je camera automatisch geopend zodat je meteen een document kunt gaan scannen. Je hoeft zelfs niet op een knop te drukken om een document te scannen - Scanbot doet dit automatisch.

Er worden wat instructies gegeven op het scherm. Scanbot laat weten of de afstand en hoogte in orde zijn om te kunnen scannen en vraagt je om het apparaat stil te houden.

Er is cloudopslag beschikbaar via Dropbox, Google Drive, Evernote, Box en een aantal andere diensten. Zodra een scan voltooid is, kun je documenten ook automatisch uploaden naar je favoriete dienst. Deze functie zit er gratis bij.

Een in-app aankoop van 5 dollar ontgrendelt OCR (optische tekenherkenning), slimme naamgeving van documenten en de optie om de app op je apparaat te beschermen met een passcode.

Met OCR kun je een document scannen en de tekst in het document naar een andere app kopiëren en plakken. Je kunt bovendien je bibliotheek met gescande documenten doorzoeken door middel van trefwoorden.

Scanner Pro

Scanner Pro is een app die van de redactie van MacWorld veel lof heeft gekregen, zelfs toen hij in 2012 voor 7 dollar in de App Store stond. Tegenwoordig kost de app slechts 3 dollar en daarvoor krijg je nog meer functies dan toen we de app voor het eerst beoordeeld hadden.

Scanner Pro 5.5.4 voor de iPad.

Met Scanner Pro heb je bovendien de mogelijkheid om bestanden naar verschillende cloud diensten te uploaden en te synchroniseren. Automatisch uploaden is beschikbaar voor zowel wifi als cellulaire netwerken (er is een optie om dit laatste uit te schakelen).

Het scanproces vereist wat meer interactie dan met Scanbot, maar het gaat prima. Richt je camera op het document, zorg dat het goed geïdentificeerd wordt (er wordt een transparant blauw vak over het document gezet) en maak een foto. Blijf foto's maken voor meerdere pagina's of sla het document op binnen de app.

Zodra een document gescand is, kun je het uploaden en delen via de gebruikelijke middelen of je kunt het faxen. Faxen gaat via de app, waarbij de kosten van elke scan tijdens het versturen berekend worden. Je kunt ervoor betalen via een in-app aankoop.

Helaas mist Scanner Pro een OCR functie om tekst binnen een scan te herkennen. Dit lijkt misschien een klein detail, maar voor mensen die gescande documenten gebruiken om onkostendeclaraties in te vullen (of visitekaartjes om contactgegevens in te voeren), zorgt het ontbreken van deze functie voor een hoop extra werk.

NeatConnect

Zelfs met de technologische vooruitgang die mobiel scannen mogelijk maakt, valt er altijd nog iets te zeggen over een toegewijde scanner die kleiner en verbonden is. Hier is NeatConnect handig voor. In plaats van de oude, platte scanmethode zuigt de NeatConnect documenten door één van de drie openingen heen en spuugt ze aan de andere kant weer uit; uiteraard nadat de documenten digitaal gedupliceerd zijn. Ik kon binnen enkele seconden zo'n dertig visitekaartjes gescand krijgen en deze werden allemaal naar de clouddienst van Neat geüpload. Neat probeerde daarna relevante informatie op de kaartjes te identificeren en maakte vervolgens automatisch een contactpersoon aan. Nadat je de gegevens met de iOS- of OS X-app gecontroleerd hebt, kun je de contactpersoon aan je adresboek toevoegen.

NeatConnect.

De dienst identificeerde de contactgegevens grotendeels goed. De gevallen waarin het misging kon ik handmatig aanpassen en opslaan. Je kunt ook betalen voor NeatVerify-krediet om een scan van een kwitantie of visitekaartje naar een echte persoon te sturen, die de inhoud voor je controleert.

Eén probleem met NeatConnect dat je met een scan-app nooit zult tegenkomen is het vastlopen van papier. De eerste bon die ik door de machine heen haalde werd opgevreten. Daaropvolgende tests hadden voor het papier een beter resultaat.

Het grootste voordeel van het gebruiken van NeatConnect is snelheid. Een mobiele applicatie scant één pagina tegelijk, terwijl je met NeatConnect alleen maar een stapel documenten, bonnen, of visitekaartjes in de juiste opening hoeft te schuiven, op een knop kunt drukken en vervolgens weg kunt lopen. Daarna zal NeatConnect alles naar je gewenste cloud-account uploaden (of het namens jou e-mailen).

Natuurlijk is een nadeel dat een toegewijde scanner niet mobiel is. Neat heeft hier natuurlijk aan gedacht en biedt een mobiele applicatie om onderweg te scannen. Waarschijnlijk is Neat de oplossing die de meeste dekking biedt voor alle mogelijke gebruiksgevallen, maar helaas is het ook de duurste oplossing. De NeatConnect kost normaal gesproken 500 dollar en een Neat cloudabonnement begint bij 6 dollar per maand. Ik moet wel opmerken dat je geen maandelijks abonnement nodig hebt om de scanner te kunnen gebruiken - een abonnement is alleen nodig als je de clouddienst van Neat wilt gebruiken om je documenten op te slaan in plaats van Dropbox en dergelijke.

0 Reacties op: Zo scan je documenten een stuk eenvoudiger

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.