9 tips voor de beste takenlijstjes

© PXimport

9 tips voor de beste takenlijstjes

Geplaatst: 3 oktober 2016 - 03:24

Aangepast: 24 november 2022 - 12:09

Evi Maquoi

Oh … niet vergeten! Snel even een woordje op je hand schrijven, of op een los papiertje in je tas. Maar waarom niet even een digitale notitie maken? Er bestaan heel wat steengoede takenmanagers. Natuurlijk niet alleen voor je pc, maar juist ook voor je smartphone, tablet en zelfs smartwatch. Een goede takenmanager synchroniseert jouw lijstjes naar al je apparaten, over de verschillende platformen heen. Maar welke app of extensie voor het maken van takenlijstjes moet je kiezen?

Tip 01: Platform

Wunderlist, Any.do, Todoist, Nozbe, Remember The Milk, Get It Done, Things … het aantal takenmanagers is waanzinnig uitgebreid. Hoe maak je nu een keuze? Het is in elk geval belangrijk om te controleren welke tool beschikbaar is voor jouw apparaten. Wil je de takenmanager op meerdere platformen gebruiken, dan zijn Wunderlist, Remember the Milk of Any.do echte aanraders. Deze diensten zijn beschikbaar in de browser, als standalone toepassing voor een Windows- of Mac-computer, op tablets en telefoons met iOS en Android en vaak zelfs voor Apple Watch en Android Wear. Ben jij héél trouw aan Apple? Dan kun je (tegen betaling) je hart ophalen aan Things. Je moet je ook afwegen of je op je computer de dienst het liefst in de browser of als standalone programma wilt gebruiken. Todoist biedt bijvoorbeeld beide aan: hier bestaat bijvoorbeeld zowel een Windows-app als een browserversie (voor Chrome, Firefox of Safari) van. Lees ook: 11 tips om alles uit je browser te halen.

Tip 01 Een Windows 10-app, een browserversie, een app voor je iOS- of Android-apparaat … Todoist is voor nagenoeg elk platform beschikbaar.

© PXimport

Het is belangrijk om te controleren welke tool beschikbaar is voor jouw apparaten

-

Speciale lijstjes

De toepassingen die we in dit artikel gebruiken zijn allemaal wat algemenere taken-apps. Naast deze algemenere apps zijn er ook apps speciaal voor specifieke lijstjes, zoals boodschappenlijstjes of een paklijst voor als je op vakantie gaat. GetPacked (iOS) stelt bijvoorbeeld een inpaklijstje voor je samen op basis van enkele vragen: Waar ga je op vakantie? Wie gaat er mee? Wat soort vakantie? Welk weer verwacht je? PackPoint-reispaklijst is een vergelijkbaar alternatief voor Android.

Om boodschappenlijstjes te maken, raden we je Buy Me a Pie! (iOS en Android) of Grocery Shopping List by Capitan (iOS en Android) aan. Die laatste app maakt het bijvoorbeeld mogelijk om je boodschappenlijst in te delen per supermarktcategorie: fruit, vlees, droge voeding, vis etc. Ook interessant is dat je je gezinsleden automatisch op de hoogte kunt brengen als je in de winkel bent, zo kunnen zij last minute nog doorgeven dat ze bijvoorbeeld graag tomaten of chips willen!

Tip 02: Delen

Het hoofddoel van een takenmanager? Taken aanmaken en ze schrappen zodra ze voltooid zijn. Logisch. Toch zijn er nog heel wat andere belangrijke functies. Een goede takenmanager is bijvoorbeeld altijd gesynchroniseerd op zo veel mogelijk verschillende toestellen. Wil je ook altijd terug kunnen grijpen naar voltooide taken? Dat kan bijvoorbeeld wel bij Wunderlist, maar niet bij Remember The Milk.

Nog een handige functie, als je daar behoefte aan hebt, is het delen van lijstjes met vrienden, collega’s of familieleden. In Todoist volstaat het bijvoorbeeld om in een project – bijvoorbeeld Boodschappen – op de knop met de twee mannetjes te drukken. Je voert daarna de gebruikersnaam of het e-mailadres in van de persoon met wie je de lijst wilt delen, en drukt op Uitnodigen. Zodra je ontvanger zich ook registreert voor Todoist, krijgt hij toegang tot je lijst. Zodra hij of zij wijzigingen aanbrengt, ontvang je een melding.

Tip 02 Todoist is een handige app om je leven op orde te houden.

© PXimport

Het hoofddoel van een takenmanager? Taken aanmaken en ze schrappen zodra ze voltooid zijn

-

Tip 03: Subtaken en co

In alle apps kun je meerdere lijstjes maken, bijvoorbeeld een boodschappenlijst, een lijst met films die je nog wilt zien en een lijst met de dingen die je écht nog even moet doen. Maar wat niet bij iedere dienst kan, is binnen een lijstje een lijstje maken. Klinkt lastig en overbodig? Wij vinden het juist erg handig. Zo kun je bij die boodschappenlijst onder ‘schoolspullen’ even definiëren wat er dan precies nodig is. En het lijstje met dingen die je echt vanmiddag even moet doen, kun je verdelen in mensen mailen, bellen en andere acties. Bij Todoist is het zelfs mogelijk om labels aan je taken te hangen, om op die manier snel iets terug te vinden. Een troef van Any.do en Wunderlist is dat je ook notities kunt toevoegen per taak, bijvoorbeeld extra informatie of een url. Zelfs bestanden toevoegen behoort tot de mogelijkheden.

Projectmanagement

Bij Buckets.co visualiseert elk teamlid zijn taken aan de hand van kaartjes. Bijvoorbeeld in de vorm van to do, doing en done.

© PXimport

Tip 04: Herinneringen

Nagenoeg elke takenmanager werkt met notificaties of pop-up-meldingen. Maak hier dan ook uitgebreid gebruik van. Heel erg handig zijn de snelkoppelingen van Todoist. Zodra je een nieuwe taak gemaakt hebt, kun je deze via de Inplannen-knop instellen voor Vandaag, Morgen, Volgende week of Over 1 maand. Je kunt ook heel snel een deadline in de agenda prikken of onder Terugkerende datums en meer instellen dat de herinnering/afspraak vaker terugkomt. Bij de dienst Remember The Milk zijn de mogelijkheden van de verschillende soorten reminders ontzettend uitgebreid. Daar heb je bijvoorbeeld de keuze om een reminder in te stellen als smartphone-notificatie, tweet, e-mail, sms enzovoort. Gebruik je een takenmanager op je smartphone? Bij bepaalde apps is het zelfs mogelijk om herinneringen aan een bepaalde locatie te hangen. Kom je bijvoorbeeld in de buurt van de drogist? Dan krijg je een herinnering om muggenmelk uit te halen. Dit kan met een Pro-versie (2,99 euro per maand) van Any.do. Met de standaardapps Herinneringen (iOS) en Google Keep (Android) kan het eveneens.

Tip 05: Integratie agenda

Hoewel een takenmanager prima op zichzelf kan staan, is het in bepaalde gevallen wel erg handig als de dienst samenwerkt met andere programma’s. De professionele tool Nozbe integreer je bijvoorbeeld naadloos met onder andere Evernote, Microsoft Office of Dropbox. Wij vinden het voornamelijk handig als je een takenmanager kunt laten samenwerken met je agenda. Op die manier vergeet je geen enkele belangrijke deadline of afspraak meer. In Wunderlist ga je naar Account / Agenda-feed. Vervolgens kopieer je je persoonlijke koppeling en plak je die in Google Agenda, Outlook of iCal. In Remember The Milk is het ook mogelijk je afspraken in je agenda te importeren via een iCalendar-link.

Tip 06: Browserextensies

De meeste populaire takenmanagers zijn zowel in de browser als via een app beschikbaar. Naast een agenda-integratie is een browserextensie een echte meerwaarde als je veel achter een computer zit. Voor Wunderlist, Remember The Milk, Any.do en Todoist zijn er bijvoorbeeld extensies voor Chrome, Safari en Firefox. Je voegt de extensie toe aan je browser, en kunt vervolgens met één klik een nieuwe taak toevoegen.

 

© PXimport

Naast een agenda-integratie is een browserextensie een echte meerwaarde

-

Tip 07: Interface

De ene persoon houdt van een kleurrijke achtergrond en veel tierelantijntjes, terwijl de andere liever een minimalistische interface heeft. Wunderlist kun je zelf goed personaliseren door bijvoorbeeld een achtergrondfoto in te stellen. De browserversie van Remember the Milk vinden we een beetje rommelig, die van Todoist en Any.do daarentegen zijn heel erg strak en minimalistisch. Hetzelfde geldt voor de apps. Any.do oogt erg gelikt terwijl Do! net iets te veel toeters en bellen naar onze smaak heeft. Persoonlijke keuze is hier doorslaggevend! Probeer een dienst dus eerst even uit voor je al je taken gaat invoeren.

Veel taken-apps zijn in beginsel gratis, waarbij je moet betalen voor uitgebreidere functionaliteit.

Tip 07 Bij Wunderlist bepaal je de achtergrond helemaal zelf.

© PXimport

Tip 08: Taken e-mailen

Denk je ineens aan een erg belangrijke taak en kun je die om de één of andere manier niet via de browser of app aan je lijst toevoegen? Als je Remember The Milk gebruikt, kun je een taak ook via een e-mailtje aan je lijstje toevoegen. Via de instellingen kun je je Import-e-mailadres zien. Sla dit adres alvast op in je adresboek van jouw mailprogramma. In het onderwerp van de e-mail typ je de naam van de lijst waarin de taak moet komen. Als je hier niets invoert, komt het in de standaardlijst. Om een taak toe te voegen, typ je simpelweg de omschrijving. Meerdere taken verspreid je over meerdere regels. Desgewenst schrijf je er ‘today’, ‘tomorrow’ of bijvoorbeeld ‘09/09/2016’ bij. Gebruik je Gmail? Dan kun je eventueel ook nog de add-on installeren. Je taken verschijnen dan in de rechtermarge van Gmail, netjes naast je e-mails. Een nieuwe taak of herinnering toevoegen is met deze extra plug-in ontzettend eenvoudig.

Tip 09: Kiezen

Zoals we al eerder schreven, is de keuze voor een dienst persoonlijk. Met de voorgaande tips kun je zelf afwegen wat jij het belangrijkst vindt in een takenmanager. Moet hij beschikbaar zijn op veel platformen? Wil je een lijstje gemakkelijk kunnen delen en met meerdere mensen kunnen bewerken? Of is het voor jou belangrijk dat je extra informatie bij je taken kunt toevoegen? En wat vind je van de vormgeving? Allemaal persoonlijke keuzes, die ervoor zorgen dat de ene takenlijst voor de een prettig is, terwijl een ander veel liever een andere dienst gebruikt. Probeer de dienst waar jouw voorkeur naar uitgaat eerst even uit. Veel taken-apps zijn in beginsel gratis, waarbij je moet betalen voor uitgebreidere functionaliteit. Andere takenmanagers kun je bijvoorbeeld een maand gratis proberen voordat je moet gaan betalen.

En nog een laatste tip: installeer de apps van jouw dienst op zo veel mogelijk van je apparaten, pas als je echt snel je plotselinge ingevingen en krabbels kunt invoeren krijgt een takenmanager echt toegevoegde waarde.

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten