Aan de slag met Office op je iPhone
Nu we steeds meer zaken via onze iPhone regelen, is het vanzelfsprekend dat we ook bestanden willen kunnen bewerken. Het heeft nog verrassend lang geduurd voordat Microsoft de felbegeerde apps beschikbaar stelde. Wij laten zien hoe je er een vliegende start maakt met Office.
Wie documenten zegt, zegt Office. Want of je nu thuis of op je werk aan documenten, spreadsheets en presentaties werkt, de kans is groot dat je op je computer allang gebruikmaakt van programma's als Word, Excel en PowerPoint. Ideaal is dat er nu ook apps voor je iPhone en iPad beschikbaar zijn, zodat het niet meer uitmaakt met welk apparaat je werkt. Je kunt altijd en overal aan documenten sleutelen via de officiële Office-apps en Office-programma's van Microsoft. Lees ook: Microsoft Office voor iPad - Echte productiviteit op je tablet.
In deze workshop bespreken we eerst de algemene functies en gaan daarna kort op iedere app in. We concentreren ons uiteraard op de iPhone, wat niet wegneemt dat de apps ook voor je iPad beschikbaar zijn. Helemaal fraai is dat de Office-apps helemaal gratis zijn. Je hoeft ze niet aan te schaffen en ook voor het gebruik ervan hoef je niets meer te betalen. Het klinkt bijna te mooi om waar te zijn, maar alles werkt. Nou ja, bijna alles.
Dankzij Office-apps op je iPhone kun je nu altijd en overal aan de slag.
1 Office-apps
Van welke Office-programma's is nu ook een app beschikbaar voor je iPhone? Uiteraard van wat voor de meesten van ons vast de meest favoriete programma's zijn, namelijk Word en Excel. Al je documenten en spreadsheets kun je nu dus gewoon op je iPhone bekijken. Daarnaast mag je ze bewerken en kun je aan nieuwe documenten en spreadsheets sleutelen. Er is ook een PowerPoint-app om overal en altijd presentaties te maken, bekijken en bewerken. En naast Outlook en OneNote is er ook nog de nieuwe app Office Lens, waarmee je documenten of een whiteboard kunt scannen en omzetten naar doorzoekbare tekst.
2 (Bijna) helemaal gratis
Best wel uniek is dat de Office-apps volledig gratis zijn, terwijl je voor Office op je Mac of pc nog gewoon een abonnement moet afsluiten, of je de suite eenmalig kunt aanschaffen. Vrijwel alles werkt. Er zijn maar een paar zogeheten geavanceerde functies, die gereserveerd zijn voor wie een abonnement heeft afgesloten. Op de website van Microsoft lees je precies welke functies dat allemaal zijn. In Word gaat het bijvoorbeeld om de functie Wijzigingen bijhouden en in Excel om het aanpassen van draaitabellen. Maar alle basisbewerkingen kunnen we dus gewoon gratis doen.
De functie Wijzigingen bijhouden in Word is alleen beschikbaar voor abonnees.
Waarom Office op dat kleine iPhone-scherm?
Het scherm van een iPhone is niet zo heel groot. Waarom zou je daar Office-apps op willen draaien? Allereerst omdat je hem altijd bij je hebt. Zodoende kun je op elk moment documenten bekijken. Die van jezelf, maar ook die je van anderen krijgt via bijvoorbeeld e-mail. Ook kun je snel even een wijziging aanbrengen als je onderweg iets te binnen schiet. Als je dat uitstelt tot je weer thuis of op kantoor bent, vergeet je dat soort kleinigheidjes al snel. Tijdens verloren momenten kun je rustig op je iPhone doorwerken, al zal je productiviteit heus wel wat lager liggen dan wanneer je met een Mac, pc, of zelfs een iPad werkt. Daarnaast is het scherm van de iPhone de laatste jaren alleen maar gegroeid: op een iPhone 6 en vooral de iPhone 6 Plus heb je al veel meer ruimte.
3 App store
De Office-apps zijn beschikbaar als losse downloads in de App Store. Je kunt bijvoorbeeld zoeken op Office of Microsoft Office en vervolgens de exemplaren installeren die je nodig hebt. Uiteraard kun je ook op de app-namen zelf zoeken, zoals Word, Excel of PowerPoint. Om het meeste uit de apps te halen, heb je een Microsoft ID nodig. Heb je dat nog niet, dan kun je een account aanmaken via de website www.microsoft.nl, maar ook zodra je een Office-app opstart en gevraagd wordt om je aan te melden.
4 Online opslagruimte koppelen
Zodra je jouw favoriete Office-apps hebt geïnstalleerd, wil je natuurlijk meteen aan de slag. Hoe kom je aan je documenten, spreadsheets en presentaties? Allereerst kun je nieuwe exemplaren aanmaken en opslaan op je iPhone. Je hebt ze dan alleen lokaal staan, wat je beperkt in de mogelijkheden. Voordeel is wel dat je er altijd bij kunt zonder internetverbinding. Handiger is het om je werk online op te slaan, want dan kun je er via elk apparaat altijd en overal bij. Denk aan online opslagdiensten als OneDrive en Dropbox. OneDrive is al toegankelijk. Via het onderdeel Account of Opslaan kun je ook Dropbox aan je Office-app koppelen.
5 Documenten openen
Om een document, spreadsheet of presentatie te openen, ga je in de betreffende Office-app naar het onderdeel Openen. Je ziet de door jouw gekoppelde online opslagdiensten en uiteraard de opslagruimte van de iPhone zelf. Om bestanden te bekijken of te bewerken, hoef je ze dus alleen maar in OneDrive of Dropbox op te slaan, waarna je ze op elk gewenst moment op je iPhone kunt oppakken. Bestanden openen kan ook vanuit de apps van OneDrive en Dropbox zelf. In OneDrive is dat het eenvoudigst, die is naadloos geïntegreerd met de Office-apps. Dus tik je op een document, spreadsheet of presentatie, dan opent automatisch de bijbehorende Office-app. Of je dit toestaat, geef je aan via een instelling in de OneDrive-app.
Staan je documenten online, dan kun je er makkelijk bij.
6 Dropbox
Dropbox is iets minder goed geïntegreerd met de Office-apps. In de Dropbox-app zie je eerst een voorvertoning van bijvoorbeeld een Word-document. Pas zodra je op het pictogram van een vierkant met een omhoog wijzende pijl tikt en vervolgens Openen in kiest, kun je de app Word selecteren. Ook een bestand dat je via e-mail ontvangt, kun je direct naar de bijbehorende Office-app doorsturen. Tik in de Mail-app van Apple op de bijlage, waarna je een voorvertoning te zien krijgt. Tik daar op het deel-pictogram (het vierkant met de pijl) en je kunt de juiste Office-app aantikken.
7 Documenten beheren
Sla je bestanden op je iPhone op, dan kun je er vanaf andere apparaten niet bij. Dit soort lokale bestanden kun je gelukkig alsnog naar je online opslagruimte verplaatsen. Bekijk de inhoud van je iPhone (via Openen en dan iPhone) en tik op het pictogram achter de bestandsnaam (vierkant met omhoog wijzende pijl). Tik vervolgens op Naar de cloud verplaatsen. Standaard wordt OneDrive geselecteerd, maar je kunt vlak boven de bestandslijst 'terugbladeren' via Plaatsen en dan alsnog voor bijvoorbeeld Dropbox kiezen.
Bestanden verplaatsen naar de cloud zorgt ervoor dat je er altijd bij kunt.
8 Herstellen en dupliceren
Documenten die je wijzigt, worden automatisch opgeslagen tenzij je dit uitschakelt. Maar wat nu als je wijzigingen ongedaan wilt maken? Allereerst kun je de meest recente aanpassingen stap voor stap terugdraaien via het gebogen pijltje in de kopregel. Wil je alle wijzigingen ongedaan maken, tik dan op het pictogram van een pagina waarop je twee pijlen in een cirkelvorm ziet en kies Herstellen. Hiermee keer je terug naar de situatie voordat je het bestand opende. Om problemen te voorkomen, kun je het beste met enige regelmaat de optie Dupliceren gebruiken. Je slaat dan een kopie op, bijvoorbeeld door een versienummer of de datum in de bestandsnaam op te nemen. Je kunt de kopie ook op een andere locatie opslaan.
9 Linten
Je verwacht misschien dat de Office-apps uiterlijk sterk op de desktop-programma's lijken. Want hoe beter je de weg kent, hoe sneller je ermee kunt werken. Helaas is dat niet helemaal het geval. De iPad-versie heeft nog de meeste overeenkomsten, want daar wordt gebruikgemaakt van linten. Het zijn er wel minder en ze zijn een stuk minder uitgebreid, maar het ziet er nog enigszins vertrouwd uit. Op de iPhone is de schermruimte natuurlijk veel beperkter. Om bij de functies van bijvoorbeeld Word te komen, tik je eerst op het pictogram van de letter A met een pennetje ernaast. Onder in het beeld kun je vervolgens kiezen welk 'lint' je nodig hebt. Daarna worden de functies ervan in een verticale lijst getoond.
Op de iPhone ontbreken de bekende linten.
10 Werken met Word
Wat kun je op je iPhone met een app als Word eigenlijk doen? Allereerst kun je de tekst mooi opmaken. Denk aan het kiezen van lettertypen, kleurtjes, markeerstiften, regelafstanden, de uitlijning, marges en het indelen in alinea's. Verder kun je met tabellen, afbeeldingen, vormen en tekstvakken werken en ook kun je opmerkingen, paginanummers en kop- en voetregels gebruiken. Spellingscontrole ontbreekt ook niet in deze tekstverwerker. Net als voor de overige Office-apps geldt dat de functionaliteit wel soberder is dan je van de zware desktopapplicaties gewend bent en dat je met een Office 365-abonnement meer functies krijgt.
Rechtstreeks afdrukken met AirPrint
Documenten, spreadsheets en presentaties op je iPhone bekijken, aanmaken en bewerken is natuurlijk prachtig. Maar soms willen we ook iets afdrukken. Met de Office-apps op je iPhone is het niet langer nodig om daar je Mac of pc voor op te starten, mits je een printer hebt die AirPrint ondersteunt. Zet de printer aan, tik boven in de Office-app op het pictogram van de pagina met twee pijlen die een cirkel vormen en kies Afdrukken. Tik op Printer en tik daarna op de printer die automatisch wordt gevonden. Geef eventueel aan hoeveel exemplaren je nodig hebt en of je dubbelzijdig wilt afdrukken en tik op Druk af.
Afdrukken vanuit de Office-apps kan als jouw printer AirPrint ondersteunt.
11 Excel en PowerPoint
Ook in Excel zijn er veel mogelijkheden om je spreadsheet mooi op te maken en je kunt cellen, rijen en kolommen zowel invoegen als verwijderen. Je kunt je spreadsheet sorteren en er ook grafieken, afbeeldingen, vormen, tekstvakken en opmerkingen aan toevoegen. Uiteraard kun je ook met formules werken, want anders valt er weinig te rekenen. In PowerPoint kun je bestaande dia's bewerken en nieuwe dia's aan je presentatie toevoegen. Net als bij de desktop-versie kun je kiezen uit allerlei standaardindelingen of vanaf scratch beginnen. Je kunt overgangseffecten tussen dia's instellen en animaties aan beeldelementen toevoegen. Uiteraard zijn je presentaties ook af te spelen, dat kan zelfs via de weergave voor presentator.
12 Outlook en OneNote
Outlook kun je gebruiken om één, enkele, of zelfs al je e-mailaccounts vanuit een centrale plek te beheren. Ook je afspraken en contactpersonen zijn erin terug te zien, mits je het juiste e-mailaccount toevoegt. Blijft je agenda en contactlijst angstaanjagend leeg? Voeg dan je iCloud-account toe, want Outlook vraagt geen toegang tot de lokale gegevens op je iPhone. Installeer je OneNote, dan heb je een handig digitaal notitieboekje. Welk idee je ook bedenkt en welke aantekening je ook wilt maken, je legt het snel en makkelijk vast. Het mooie is dat alles gesynchroniseerd wordt via bijvoorbeeld OneDrive, zodat je hersenspinsels op al je apparaten zijn te zien.
13 Office Lens
Met OneNote kun je niet alleen notities intikken, maar ook foto's van bijvoorbeeld documenten of een whiteboard maken en als notitie opslaan. Nog mooier wordt het als je daar de nieuwe app Office Lens voor gebruikt. Je hebt dan altijd een scanner op zak. Dankzij OCR wordt gedrukte tekst automatisch herkend en omgezet naar tekst die doorzoekbaar is. Een gescand document kun je bijvoorbeeld doorsturen naar Word en een gescand whiteboard weer naar PowerPoint. Je mag je scans ook opslaan in OneNote of een andere online opslagdienst.