Vader en moeder werken, hebben afspraken en als ze geluk hebben nog tijd voor een hobby en af en toe een uitje. De kinderen hebben school, sport, schoolreisjes en vriendjes die komen spelen. Hoe houd je het hoofd boven water in die zee van informatie? De iPad schiet te hulp!
In dit artikel helpen we je om orde te scheppen in de chaos. De iPad is namelijk bij uitstek geschikt om informatie en afspraken te verzamelen én te bundelen tot een mooi overzichtelijk geheel. Lees ook: Zo gebruik je je iPad als tweede monitor.
We gaan gebruikmaken van een aantal gratis diensten, die ervoor zorgen dat ieder lid in het gezin zijn eigen agenda heeft, en dat alle informatie op een visuele manier wordt gepresenteerd. Het uiteindelijke doel is dat zowel de ouders als de kinderen in één oogopslag kunnen zien hoe de komende week eruit ziet. Vooral voor de jongsten is een visueel overzicht heel belangrijk. Die zullen ook zeker niet zelf een agenda kunnen bijhouden of lezen, maar als je een mooi overzicht voor ze maakt, weten ze wel beter waar ze aan toe zijn.
Het kan dan ook zijn dat de iPad niet het enige puzzelstukje is dat je nodig hebt. Bij jongere kinderen kun je het uiteindelijk gegenereerde weekoverzicht het beste ook nog op bijvoorbeeld een whiteboard in de keuken tekenen. De iPad bewaart zo het grote overzicht maar iedereen weet in één oogopslag wanneer hij moet sporten en of er visite langskomt.
Afspraken
De basis voor een goede planning is een goed bijgehouden agenda. Hiervoor gebruiken wij in deze cursus de gratis dienst Google Agenda (ook wel Google Calendar). Het grote voordeel hiervan is dat alle informatie in de cloud staat, en vanuit verschillende apparaten bijgehouden en geraadpleegd kan worden. Bovendien is het heel eenvoudig om voor elk gezinslid een eigen agenda aan te maken, die straks in het grote overzicht met een eigen kleur te zien is.
Het is verleidelijk om te denken dat het makkelijker is om één agenda aan te maken voor het hele gezin, maar in de praktijk betekent dat dat het overzicht snel zoek is omdat elke afspraak dan handmatig moet worden gelabeld. Bovendien is het zeker voor werkende ouders wel prettig om de 'eigen' agenda schoon te houden. Alleen in het grote gezinsoverzicht is het van belang dat de verschillende agenda's samen zichtbaar zijn.
Google Agenda is een gratis online agenda die ook perfect integreert in Agenda-app op je iPad.
Agenda's aanmaken
Voor het maken van een handige gezinsplanner, moeten allebei de ouders een eigen Google-account hebben, en hun agenda ook via Google Agenda bijhouden. Doe je dit al? Dan is de stap naar een gezinsplanner nog maar klein! We gaan er overigens van uit dat de kinderen in het gezin niet zelf een agenda bijhouden, al is dat natuurlijk geheel afhankelijk van de leeftijd en het karakter van het kind.
Ga met Safari naar www.google.com/calendar en log in met je Google-account. We maken voor ieder kind een eigen agenda aan. Voor de ouder(s) hoeven we geen aparte agenda's meer aan te maken, want we gaan ervan uit dat de volwassen hun eigen Google Agenda beheren. Aan de linkerkant van het scherm tik je naast Mijn agenda's op het driehoekje. Selecteer Nieuwe agenda maken. Dat brengt je naar een nieuw scherm waar je de agenda kunt creëren. Vul de naam in en eventueel een beschrijving. Vergeet niet om onderaan de pagina de nieuwe agenda op te slaan. Daarna keer je automatisch terug naar het agendascherm. Je ziet dat de nieuwe agenda in het lijstje onder Mijn agenda's is verschenen, met een kleurvlakje ervoor. Maak zo alle agenda's aan die je nodig hebt. Elke agenda krijgt automatisch een kleur toegewezen, maar die kun je ook handmatig aanpassen door op het driehoekje naast de naam te tikken.
Een nieuwe agenda maak je snel aan. Zo kun je ook voor de jongste gezinsleden de speel-afspraken en sportactiviteiten bijhouden.
Agenda-app
Nu gaan we de agenda's van alle gezinsleden toevoegen aan de Agenda-app van Apple. Er zijn overigens talloze goede alternatieve applicaties verkrijgbaar, maar voor de meeste doeleinden is Apples product prima toereikend.
Het eerste wat je moet doen is je eigen Google-account toevoegen. Die doe je door naar Instellingen / Mail, Contacten, Agenda te gaan. Hier voeg je je Google-account toe, waarbij je in ieder geval het synchroniseren van de Agenda aan laat staan. Als je dit hebt gedaan ontdek je dat jouw agenda én al je aangemaakte kinderagenda's nu beschikbaar zijn op je iPad. Deze agenda's worden automatisch gesynchroniseerd. Is dat niet meteen het geval, open dan Safari en ga naar www.google.com/calendar/syncselect waar je kunt aanvinken welke agenda's je wilt synchroniseren.
Partner
Als je de agenda van je partner ook wilt toevoegen, dan moet je daar een verzoek voor versturen. Ga in Safari weer naar www.google.com/calendar. In de linkerbalk zie je ook het kopje Andere agenda's. Tik op het driehoekje ernaast en selecteer De agenda van een kennis toevoegen. Vul het mailadres van het Google-account van je partner in, en verstuur het verzoek. Na bevestiging door je partner, wordt de agenda in jouw agenda-overzicht opgenomen.
Als je partner een ander soort agendadienst gebruikt, kun je deze ook toevoegen via het instellingenmenu van de iPad. Dit doe je weer bij Mail, Contacten, Agenda. Kies dan de onderste optie Anders. In het daarop volgende scherm kun je een CalDAV- of iCal-agenda toevoegen.
Je kunt anderen vragen of je hun agenda mag toevoegen.
Herinneringen
Een week bestaat niet alleen uit afspraken. Er zijn ook een heleboel kleine en grote dingen die je niet wilt vergeten. En natuurlijk zijn er ook nog de klusjes die ieder moet voltooien. Het heeft weinig zin om voor dit soort zaken specifieke tijden in te plannen. Het is dan veel handiger om gebruik te maken van een goede 'lijstjes-app'. De iPad heeft de app Herinneringen ingebouwd en deze is heel eenvoudig in gebruik. Het is mogelijk om herinneringen van een tijd en zelfs van een plaats te voorzien. Dat laatste, geofencing genaamd, is natuurlijk vooral handig op de iPhone, omdat je dan een herinnering krijgt als je in de buurt komt van een aangegeven locatie. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat je wordt herinnerd aan het kopen van batterijen als je in de winkelstraat loopt.
Het is ook mogelijk om lijsten met herinneringen te delen met andere iOS-bezitters. Een boodschappenlijstje is hiervoor uitermate geschikt. Maak in Herinneringen een nieuwe lijst die je met je partner wilt delen. Selecteer hem vervolgens door erop te tikken. Tik nu rechts in het scherm op Wijzig en kies Delen. Tik op Voeg iemand toe en voer het e-mailadres in dat aan het iCloud-account van de ander is verbonden. Die krijgt vervolgens een mailtje met een uitnodiging om de lijst te delen. Pas als deze uitnodiging is geaccepteerd, is de lijst ook daadwerkelijk gedeeld.
Herinneringen is een heel krachtige app, met als enige nadeel dat alle gebruikers een iCloud-account en dus een iOS-apparaat nodig hebben. Zijn er meerdere soorten apparaten in je gezin aanwezig, dan is het handiger om een externe taken-dienst te gebruiken.
Herinneringen laat je een lijst delen met een andere iOS gebruiker. Heel handig als je nog wat op de boodschappenlijst wilt zetten terwijl je partner al onderweg is naar de supermarkt.
Wunderlist
Een goede takenlijst-app die niet de beperking voor alleen iOS-apparaten heeft, is Wunderlist. Deze dienst combineert een overzichtelijke interface met een eenvoudige manier om herinneringen te delen. Het delen doe je door de gewenste lijst in de app aan te tikken en dan onderaan Delen aan te raken. Dit opent een venster waar je het mailadres van de ontvanger invult. Die krijgt dan een uitnodiging om de lijst te delen.
Het enige dat helaas aan deze dienst ontbreekt, zijn de locatiegebaseerde herinneringen, maar dat hoeft geen breekpunt te zijn.
Wunderlist excelleert in het snel aanmaken en bijhouden van lijsten en er zijn apps voor elk (mobiel) besturingssysteem.
Hoewel er een versie Wunderlist Pro is voor vijftig euro per jaar, is dit overkill voor een gezin. Voor dat abonnement krijg je de optie om extra subtaken te maken en meer taken te delegeren. Voor een gemiddeld gezin is dit overbodig.
Wunderlist is de beste universele lijstjes-app.
De rest
Met de agenda en de takenlijst zijn wij er in ons gezin nog niet. We zoeken nog even door naar een app voor alle papieren en bonnetjes die anders rond gaan zwerven (of in het beste geval in een schoenendoos belanden). We komen hiervoor toch weer op de bekende dienst Evernote uit. Deze dienst maakt namelijk de filosofie van deze cursus: alle belangrijke informatie op één plek, compleet.
Evernote vervangt de oude schoenendoos als verzamelplek voor alle losse blaadjes.
Evernote is een gratis notitie-app waar je zelf notitieboeken in kunt aanmaken. Belangrijker voor ons doel, is dat je met de iPad-camera documenten kunt fotograferen en in een virtueel notiteboekje kunt bewaren. Evernote maakt deze foto's zelfs doorzoekbaar, omdat geschreven tekst (mits leesbaar) via karakterherkenning wordt geanalyseerd. Zo kun je makkelijk briefjes van school, sportroosters, uitnodigingen en visitekaartjes opslaan en terugvinden.
Dit wordt nog eens extra makkelijk gemaakt door de Evernote-widget in iOS 8. Die zorgt ervoor dat je op ieder moment vanuit het berichtencentrum snel een notitie kunt toevoegen. De widget moet je wel eerst activeren. Schuif het berichtencentrum naar beneden door vanaf de bovenzijde van het scherm naar beneden te vegen. Tik onderaan op Wijzig, hier vind je de lijst met nog niet geactiveerde widgets. Zoek die van Evernote en tik op het groene plusje. Verander eventueel de volgorde van je widgets door de drie horizontale streepjes naast de naam vast te houden en naar boven of beneden te slepen. Hierna heb je Evernote op elk moment binnen handbereik, wat het veel makkelijker maakt om consequent te blijven vastleggen.
Rust
Nu we deze drie diensten volledig ingesteld hebben, is het wel zaak om de lijsten en agenda's consequent bij te houden. Voer je alle gegevens nu in deze diensten in, dan zul je merken dat het voor een hoop rust zorgt. Wie namelijk steeds alles probeert te onthouden, is daar onbewust veel energie aan kwijt. Zelfs als we er niet aan denken, blijven onvoltooide taken in ons achterhoofd hangen. En hoe meer taken dat zijn (bij een gezin ook nog eens van meerdere mensen), hoe meer dat aan ons gaat knagen.
Als je het bijhouden of het raadplegen van de apps een paar dagen overslaat, verstoft het allemaal snel en wordt het bijhouden van de planning een extra klus in plaats van een oplossing.
De grote winst van het goed bijhouden van de planning is dat het rust geeft. Het lijkt in het begin misschien een extra handeling, maar het is de beste manier om allerlei kleine en grote stressgevoelens uit te schakelen. Houd in het begin de agenda's op een vast moment van de dag bij om jezelf eraan te laten wennen.
Wanneer je zoon of dochter nu wil weten of hij/zij vrijdag bij opa en oma kan logeren, werp je even een blik op de agenda-app, en heb je het antwoord.
De week in één oogopslag.
Het bord
Tot slot een tip voor als je een gezin hebt met jongere kinderen. Het kleurige overzicht in de Agenda-app is mooi, en iedere volwassene zal direct begrijpen welke afspraken voor hem/haar van toepassing zijn. Een kind kan hier meer moeite mee hebben, en zal ook niet geneigd zijn om iedere dag even in de agenda-app te kijken. Een groter 'offline en analoog' overzicht werkt dan vaak veel beter. Schrijf elke week het geheel uit de agenda-app over op een whiteboard. Zo is het voor jongere kinderen meteen duidelijk dat ze een afspraak hebben, omdat die op 'het grote bord' staat.
Een weekoverzicht op een whiteboard, vrolijk versierd en voor iedereen in één oogopslag duidelijk.