6 curieuze productiviteitverhogende tips

Door: meridith-levinson | 20 januari 2012 09:34

iPad

De goede voornemens die je begin deze maand hebt bedacht om slimmer te werken en minder te niksen zijn misschien alweer vervangen door je reguliere werkroutine. Tijd om daar verandering in te brengen.

Productiviteitsexpert Jason Womack vindt dat het veranderen van de manier waarop we werken om onze productiviteit te laten verhogen moeilijk is omdat onze processen gewoonten zijn geworden. "Een manager in het middenkader kan bijvoorbeeld de gewoonte hebben om constant de e-mail op zijn BlackBerry te checken en te beantwoorden", zegt Womack. "Hij wordt waarschijnlijk gewaardeerd voor zijn snelle antwoorden op e-mail. Als je niets aan zo'n Pavlov-reflex doet, wordt het steeds lastiger om zulk gedrag weer af te leren."

De grootste fout die professionals maken wanneer het aankomt op timemanagement is dat ze tijd besteden aan activiteiten die deze tijd eigenlijk niet verdienen. "Ze blijven doorgaan met wat eigenlijk al klaar is", zegt Womack. "Men blijft dan bijvoorbeeld doorgaan met het typen van een e-mail waarbij het antwoord op de vraag eigenlijk al in het onderwerpveld gegeven is. Ze blijven aan de telefoon praten terwijl ze het antwoord op hun vraag al gekregen hebben. Ze blijven hangen in de vergaderruimte nadat de agenda voor de vergadering is afgewerkt."

Om te voorkomen dat je tijd verkwanselt aan onbeduidende zaken, deelt Womack zes van zijn meest effectieve (en tegelijkertijd onconventionele) tips voor timemanagement en productiviteitverbetering.

1. Houd vast aan de 15 minuten-regel

Womack raadt aan dat je een werkdag indeelt in stukken van 15 minuten. Als je acht uur op een dag werkt, heb je 32 keer 15 minuten. Een werkdag van 10 uur geeft je er 40. Volgens Womack zijn die 15 minuten heilig omdat dit lang genoeg is om iets gedaan te krijgen en kort genoeg om er meerdere van te hebben in een dag.

Wanneer je een vergadering of conference call hebt die normaal gesproken een uur duurt, raadt Womack zijn cliënten aan om deze om kwart over te laten beginnen en te laten eindigen op het hele uur. Hij gelooft namelijk dat mensen het meest gedaan krijgen in 45 minuten (oftewel 3x 15 minuten) in plaats van 60. Doordat je met eens strakkere deadline gaat werken, wordt je gedwongen sneller de agenda af te handelen en heb je 15 minuten tijd om het volgende punt van je to-do lijst aan te vangen.

2. Weet wanneer je klaar bent

Blijven werken aan iets wat eigenlijk klaar is, is een tijdverspiller waar de meeste professionals zich niet van bewust zijn. Mensen moeten verder denken dan 'wanneer ik ergens mee klaar ben', zegt Womack.

"Wanneer ik een non-fictie boek koop [lees: Amerikaanse managementboeken], ben ik al klaar wanneer ik er iets uit heb geleerd wat ik nog niet wist", zegt hij. "Ik koop boeken die ik slechts twee of drie keer 15 minuten lees, er iets uit leer en ze dan doorgeef aan een medepassagier in het vliegtuig."

3. Voorkom afleiding

Het voorkomen van afleiding is geen nieuwe tip voor timemanagement, maar Womacks advies voor het voorkomen van veelvoorkomende afleidingen - zoals een pratende collega of een zeurende manager - is nieuw én effectief.

Als jouw manager geneigd is om je lastig te vallen met lastige vragen, wees hem of haar dan voor, voordat hij of zij de kans krijgt om jou het e-mailtje te versturen of naar je bureau loopt. "Moet je me nog wat vragen of vertellen?", als vraag aan je manager voordat hij of zij bij jou is langsgekomen - waarvan je weet dat het dat dagdeel gaat gebeuren - schijnt erg goed te werken. Stel hem of haar deze vraag voorafgaand de tijdsperiode waarin je echt niet wilt worden lastiggevallen, bijvoorbeeld voor een belangrijk telefoontje of wanneer je iets ingewikkelds wilt uitzoeken.

Een andere tip van Womack: Als je een snelle vragen voor iemand hebt, maar je wilt niet dat je verzeild raakt in een onzinnige conversatie, ga of bel dan vlak voor het hele uur, omdat de kans groot is dat hij of zij dan iets gepland heeft staan en dus geen tijd heeft voor lange gesprekken.

4. Benadruk woorden die aandacht nodig hebben

Womack raadt aan om to-do lijsten te organiseren rond belangrijke woorden, zoals bellen, opleveren, voorbereiden, afspreken en nakijken. Dit zijn de taken die je vaak in één tijdsunit van 15 minuten kunt afkrijgen en die een groot project vooruit helpen.

Als je woorden die een groot plaatje bestrijken op je to-do lijst gaat zetten, zoals plannen, bediscussiëren, maken of implementeren, dien je die te vervangen door woorden die het grote project in kleinere stukken opdelen, zegt Womack. Als je dat doet, is het aanvangen ervan makkelijker en voorkom je het gevoel overdonderd te raken.

5. Wees voorbereid op 'gratis' tijd

Schiet de volgende keer niet in de stress wanneer je vlucht te laat vertrekt of je afspraak niet op tijd op komt dagen. Erken in plaats daarvan de 'gratis' tijd die je ervoor terugkrijgt. Als je ervoor zorgt dat je altijd wat werk bij je hebt waar je ook heen gaat, heb je de tijd om mogelijke problemen in een vroeg stadium te tackelen, zoals het beantwoorden van een e-mail, het voeren van een telefoongesprek, het beoordelen van een voorstel of het in klad schrijven van een plan.

6. Gebruik voorgeprogrammeerde teksten voor e-mail

Womack merkt op dat zowel gebruikers van de BlackBerry als de iPhone op hun toestellen met behulp van sneltoetsen voorgeprogrammeerde teksten kunnen gebruiken voor het schrijven en beantwoorden van e-mail. Hij heeft zelf een flink aantal voorbeeldteksten geschreven die hij regelmatig gebruikt op zijn smartphone. Meer weten? Bekijk deze video voor een uitleg voor het gebruik van zulke snelkoppelingen op een iPhone.

0 Reacties op: 6 curieuze productiviteitverhogende tips

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.