13 tips voor het organiseren van je werkbladen in Excel
Een werkblad in Excel kan duizenden kolommen en meer dan een miljoen rijen bevatten. Dit voordeel is gelijk een nadeel, want als je heel veel gegevens op één werkblad samenbrengt, wordt het al snel een onoverzichtelijke brij. Voor het verwerken van allerlei soorten gegevens, formules en grafieken gebruik je beter afzonderlijke werkbladen binnen hetzelfde bestand.
Tip 01: Benoemen
Iedere werkmap in Excel bestaat uit één of meerdere werkbladen. Wanneer je met een grote hoeveelheid gegevens werkt, kun je ze het best in verschillende werkbladen van dezelfde werkmap onderbrengen. Op die manier houd je alle gegevens samen, terwijl de verschillende datagroepen toch overzichtelijk verdeeld zijn. Maak je diverse werkbladen aan, dan zal Excel ze als volgt nummeren: Blad 1, Blad 2, Blad 3, ... Maar om ze beter te kunnen beheren, kun is het verstandiger ze een onderscheidende naam te geven. Dat kunnen jaartallen, steden of maanden zijn, zolang de naam maar aangeeft wat er precies in het werkblad staat. Houd er rekening mee dat elk werkblad een unieke naam moet hebben. Klik met de rechtermuisknop op de bladtab die je wilt hernoemen en selecteer Naam wijzigen. Typ de gewenste naam en klik daarna ergens buiten het werkblad. Je kunt ook dubbelklikken op een bladtab om de naam te wijzigen.
Bladtabs weergeven
Er is weinig zo makkelijk als het verplaatsen van een werkblad binnen dezelfde werkmap
-
Tip 02: Blad invoegen
Naast de tabs van de werkbladen vind je een knop met een plusteken. Dit is de knop waarmee je een nieuw werkblad maakt. Je kunt ook in het lint naar het tabblad Start gaan. Daar kies je in de groep Cellen de opdracht Invoegen / Blad invoegen. Om een werkblad te verwijderen, klik je met de rechtermuisknop op de bladtab en kies je Verwijderen. Of je gaat opnieuw naar het tabblad Start waar je Verwijderen / Blad verwijderen selecteert.
Veronderstel dat je al vier werkbladen hebt en je er nog drie nieuwe werkbladen aan wilt toevoegen, dan doe je dat het snelst door de Shift-toets in te drukken en onderaan het werkblad het aantal bestaande bladtabs te selecteren dat je nodig hebt. Vervolgens klik je met de rechtermuisknop op de geselecteerde bladtabs en kies je voor Invoegen. Excel voegt hiermee in één keer het geselecteerde aantal werkbladen toe.
Tip 03: Werkbladen kopiëren
Er is weinig zo makkelijk als het verplaatsen van een werkblad. Klik met je muis op de bladtab en sleep het bladpictogram naar de gewenste plaats in de rij met bladtabs. Je kunt ook een werkblad kopiëren. Druk daarvoor Ctrl in en sleep dan de bladtab naar de juiste locatie in de rij met bladtabs. Er zal een plusteken verschijnen in het bladpictogram. Laat de muisknop los voordat je de Ctrl-toets loslaat zodat Excel op die plaats een kopie van het geselecteerde werkblad plaatst. In de macOS-versie van Excel moet je de Alt-toets in plaats van de Ctrl-toets gebruiken om een kopie van het werkblad te maken.
Tip 04: Naar andere werkmap
We hebben het tot nu toe gehad over het verplaatsen en kopiëren van werkbladen binnen dezelfde werkmap. Maar je kunt een werkblad ook naar een andere werkmap verplaatsen. Zorg ervoor dat beide werkmappen open zijn. Voor de duidelijkheid noemen we de werkmap waarvan we een werkblad willen kopiëren WerkmapBron.xlsx. De werkmap waar het werkblad in willen plakken, noemen we WerkmapDoel.xlsx. Klik in WerkmapBron.xlsx met de rechtermuisknop op de bladtab die je wilt kopiëren en kies de opdracht Verplaatsen of kopiëren. Er zal een klein venstertje openen, waar je in het vak Naar map de optie WerkmapDoel.xlsx selecteert. Onder Voor blad bepaal je op welke positie dat werkblad moet komen te staan. En onderaan kun je aangeven of Excel een kopie van het geselecteerde werkblad moet maken. Vink je dat niet aan, dan zal Excel het werkblad niet kopiëren, maar van de ene naar de andere map verplaatsen.
Even controleren
Aanpassingen kun je op verschillende werkbladen tegelijk toepassen door ze te groeperen
-
Tip 05: Kleuren
Om het overzichtelijk te houden, kun je de tabbladen niet alleen van een geschikte naam maar ook van een kleurtje voorzien. Klik met de rechtermuisknop op de tab van het werkblad en selecteer de optie Tabkleur. Hierdoor opent het palet met de themakleuren en de standaardkleuren. Met de optie Meer kleuren opent de kleurenkiezer van Windows waar in je iedere mogelijke kleur kunt selecteren. Als de bladtab een licht kleurverloop naar de betreffende kleur heeft, betekent dat dat het werkblad geselecteerd is. Klik op een tab van een ander werkblad om de daadwerkelijke kleurverandering te zien.
Tip 06: Groeperen
Je kunt aanpassingen op verschillende werkbladen tegelijk toepassen door ze tijdelijk te groeperen. Om de werkbladen te groeperen, druk je de Ctrl-toets in terwijl je één voor één op de verschillende bladtabs klikt. Wanneer je daarna in één blad van de groep de gegevens van cellen opmaakt in een bepaalde kleur of lettertype, zullen dezelfde cellen in de overige gegroepeerde werkbladen dezelfde opmaak overnemen. Ook kun je gegevens op dat ene tabblad typen waarna diezelfde gegevens ook op de andere tabbladen zullen verschijnen. Vergeet de groepering niet op te heffen, anders zul je, zonder dat je er erg in hebt, gegevens blijven aanpassen op alle gegroepeerde werkbladen. Om de groepering op te heffen, klik je met de rechtermuisknop op een van de tabs en kies je voor Groepering bladen opheffen.
Tip 07: Schakelen
Werk je met veel werbkladen, dan passen de tabs misschien niet allemaal in het Excel-venster. Je kunt op een aantal manieren door de werkbladen bladeren. In Windows zie je drie horizontale stippen aan een of beide uiteinden van de taakbalk. Klik op de drie stippen om door de bladtabs in die richting te bladeren. Ook kun je de rechter- en linkerpijlen van de tabbladbalk gebruiken. Klik je op de linkerpijl terwijl je Ctrl ingedrukt houdt, dan flits je naar het eerste blad.
Sneltoetsen
Tip 08: Extra ruimte
In Windows zit onder aan in het Excel-venster een schuifbalk die nogal wat plaats inneemt. Als je met veel werkbladen werkt, kom je daardoor ruimte tekort om alle bladtabs te zien. Dan is het fijn om te weten dat je de tabblad-balk langer kunt maken. Klik daarvoor met je muisaanwijzer op de drie verticale stippen links van de schuifbalk. Sleep vervolgens de drie stippen naar rechts om de schuifbalk in te korten.
Met een eenvoudig trucje is het mogelijk meerdere werkbladen tegelijk in beeld te hebben
-
Tip 09: Meer bladen in venster
Wanneer je met meerdere werkbladen werkt, zie je normaal gesproken slechts één werkblad op het scherm. Maar met een eenvoudig trucje is het mogelijk om meerdere werkbladen tegelijk in beeld te hebben. We tonen dit met de werkbladen: Kopenhagen, Brussel, Amsterdam. Zorg dat het eerste werkblad (Kopenhagen) in beeld is en ga via het lint naar het tabblad Beeld. Klik in dit tabblad op de knop Nieuw venster. Hierdoor zie je hetzelfde werkblad in een tweede venster. In dat tweede venster klik je op de bladtab Brussel, zodat die in beeld komt. Omdat je nog een derde werkblad wilt weergeven, gebruik je de knop Nieuw venster nog een keer. En in dit derde venster klik je op de bladtab Amsterdam. Het derde venster is herkenbaar aan de aanduiding 3 achter de bestandsnaam in de titelbalk. Nu kun je de drie openstaande vensters combineren door via het lint in het tabblad Beeld op de knop Alle vensters te klikken. Er verschijnt een klein dialoogvenster dat vraagt hoe je de vensters wilt combineren. Kies Naast elkaar en bevestig met OK. Alle openstaande vensters worden nu netjes naast en onder elkaar gerangschikt.
Tip 10: Verbergen
Wil je bepaalde werkbladen verbergen? Dat kan. Klik met de rechtermuisknop op tabblad dat uit het zicht moet verdwijnen en kies Verbergen in het contextmenu. Om een verborgen werkblad weer terug naar de oppervlakte te brengen, klik je met de rechtermuisknop op een van de andere tabbladen en selecteer je de opdracht Zichtbaar maken. Waren er meerdere werkbladen verborgen, dan zal Excel in een pop-upvenstertje vragen welk werkblad je tevoorschijn wilt halen.
Tip 11: Bladlijst
Waar we in tip 7 besproken hoe je tussen de verschillende tabbladen kunt schakelen, is er nog een andere manier, namelijk de bladlijst. Dat is een lijst van alle zichtbare bladen. Hoe je de bladlijst opent? Klik met de rechtermuisknop op de tabnavigatieknoppen, dat is een mondvol voor de twee navigatiepijltjes die je links onderaan bij de bladtabs ziet. Er verschijnt een lijst met de werkbladen uit de werkmap waar je gewoon kunt dubbelklikken op de naam van het blad dat je actief wilt maken.
Aantal bladen
Tip 12: Sjabloon
Wanneer je een Excel-bestand opslaat als .xltx-bestand wordt het een sjabloon. Hierdoor zullen alle andere werkbladen van dit bestand ook in sjablonen veranderen. Het tegenovergestelde kan ook. Je kunt een sjabloon in een bestaande werkmap als nieuw werkblad invoegen. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op een bestaande tab en kies de opdracht Invoegen. Dit opent een venster waarin je selecteert wat je wilt invoegen. Van hieruit kun je ook de online Office-sjablonen raadplegen en selecteren. Een sjabloon dat je op deze manier invoegt, wordt automatisch voor de bladtab geplaatst die je had geselecteerd.
Tip 13: Beveiligen
Een werkblad beveilig je om te voorkomen dat jij zelf of iemand anders er per ongeluk wijzigingen in aanbrengt. Ga daarvoor in het lint naar het tabblad Controleren en kies in de groep Beveiligen voor Blad beveiligen. In het pop-upvenster geef je aan wat de gebruiker nog wel mag doen. Als de gebruiker er niets in mag doen, haal je alle vinkjes weg. Vul vervolgens een wachtwoord in om ervoor te zorgen dat de beveiliging niet zomaar kan worden opgeheven. Ter bevestiging zal Excel vragen om het wachtwoord te herhalen.
