Dit zijn de beste multimedia-opties in PowerPoint
PowerPoint is al jaren de favoriete tool voor iedereen die een mooie en overtuigende presentatie wil geven. PowerPoint biedt alles om al deze situaties tot een goed einde te brengen en het resultaat te brengen dat je wilt. Bovendien staat het op bijna iedere computer. We laten je de uitgebreide multimedia-mogelijkheden zien van PowerPoint, zodat je nog flitsendere presentaties maakt.
PowerPoint is een van de programma’s in Microsoft Office, naast onder meer Excel en Word. Het is bedoeld om aantrekkelijke presentaties te maken. Elke presentatie bestaat uit een reeks dia’s die met een beamer op de muur/een wit scherm worden getoond of gewoon op de computer worden bekeken. Steeds vaker wordt het ook gebruikt om een groot verhaal in korte brokken op te delen en dit aantrekkelijk opgemaakt te printen en uit te delen.
PowerPoint is een van de meest gebruikte applicaties in zakelijke omgevingen, maar zeker niet alleen daar. En omdat Microsoft Office op bijna iedere computer staat (zeker op scholen en in bedrijven), heb je dit krachtige stuk gereedschap eigenlijk altijd binnen handbereik.
Een van de manieren om je presentatie aantrekkelijker te maken, is gebruik te maken van multimedia. Audio en video kunnen een presentatie verlevendigen. Dat kan een geluidseffect zijn, maar ook een audio- of videofragment waar de toehoorders echt naar kunnen luisteren of kijken. PowerPoint biedt vele mogelijkheden om beeld en geluid in een presentatie te gebruiken. We leggen je eerst uit hoe je audio opneemt in je presentatie, en daarna gaan we aan de slag met de videomogelijkheden.
01 Audio in je presentatie
PowerPoint biedt meerdere mogelijkheden om geluid in een presentatie te gebruiken. Om een geluidsfragment in te voegen in een presentatie, klik je in de werkbalk op Invoegen. Bijna helemaal rechts op de balk van het Lint zie je het onderdeel Media. De tweede optie hiervan is Audio. Onder audio zie je een kleine driehoek die naar beneden wijst, dit geeft aan dat er aanvullende opties zijn.
Klik op Audio om de opties te openen. Het zijn er twee: Audio op mijn pc en Audio opnemen. De eerste is de juiste keuze wanneer je al een geluidsfragment hebt, de tweede als je zelf met een microfoon een geluidsfragment wilt opnemen. In dit voorbeeld gaan we eerst een al bestaand geluidsfragment gebruiken. Klik op Audio op mijn pc en er verschijnt een Verkenner-venster om te bladeren. Blader naar het geluidsfragment van je keuze, selecteer het en kies Invoegen.
02 Bestaande audio invoegen
PowerPoint ondersteunt geluid in een groot aantal formaten, waaronder mp3, mp4, flac en wav. Dit betekent dat je bijna ieder muziekfragment kunt gebruiken, ook fragmenten die je van internet hebt gedownload. Het geluidsfragment wordt op de dia geplaatst. Het wordt weergegeven als een luidsprekersymbool en daaronder verschijnt een bedieningspaneel. Om het geluidsfragment af te spelen kun je op de Play-knop drukken, je kunt ook vooruit en achteruit spoelen. En zet je de muis op het pictogram van de luidspreker helemaal rechts, dan verschijnt er automatisch een volumeregelaar die je met de muis kunt bedienen.
03 Audio bewerken
PowerPoint biedt een aantal mogelijkheden om een geluidsfragment mooi in je presentatie te laten passen. Selecteer het audiofragment en open zo nodig de werkbalk Afspelen. Op het onderdeel Bewerken zie je de mogelijkheid om het geluidsfragment bij te snijden en langzaam in en uit te faden. Klik op Audio bijsnijden. PowerPoint opent nu een apart venster waarin het geluidsfragment is geladen en wordt weergegeven als een tijdlijn. Je ziet de totale speelduur van het fragment en op de tijdlijn een groene en een rode marker. Deze kun je verschuiven en zo kun je het begin en het eindpunt van het fragment bijsnijden.
Verplaats de Groene marker naar rechts om later in het fragment te beginnen, en verschuif de Rode marker naar links om het fragment eerder te stoppen. Je kunt het telkens afluisteren met de Play-knop eronder. Lukt het minder goed met de schuiven maar weet je wel hoeveel seconden en microseconden het fragment ingekort mag worden, dan kun je bij Begintijd en Eindtijd ook heel precies de begin- en eindtijd aangeven. Een handige truc is het geluidsfragment eerst met de schuiven grofmazig in te korten en dan door deze getallen iets te verhogen of verlagen nog heel precies bij te snijden.
04 Infaden
Als het fragment op de juiste lengte is, klik dan op OK om het nieuwe begin en einde vast te leggen. Je kunt het altijd later nog weer aanpassen. PowerPoint laat het originele bestand verder intact, het wordt alleen voor deze presentatie zo ingesteld dat het later begint en of eerder ophoudt. Wil je behalve later beginnen of eerder ophouden ook wat minder hard beginnen of eindigen, voeg dan een fade-in of fade-out toe. Dit kun je instellen bij Infaden en Uitfaden. Typ een tijd in of klik op de kleine pijltjes om de tijd voor het in- en uitfaden op te hogen.
05 Afspeelvolume bepalen
Hoewel je voor het volume erg afhankelijk bent van de geluidsinstallatie die je kunt gebruiken bij de presentatie, kun je ook al in PowerPoint het volume van het fragment bepalen. Klik op Volume en kies een van de waarden. Je kunt kiezen tussen Laag, Gemiddeld, Hoog en Dempen. Deze laatste optie zet het geluid helemaal uit.
06 Geluidsfragment in de presentatie
Als je een geluidsfragment in je presentatie plaatst, moet je ook nadenken over hoe het zich tijdens de presentatie gedraagt. Begint het fragment meteen af te spelen bij het openen van de dia of pas nadat je daarvoor een opdracht geeft? Speelt het één keer af of eindeloos? En speelt het zelfs door onder de dia’s die daarna komen? Al deze en andere opties vind je bij het onderdeel Audio-opties. Een belangrijke optie is Begin. Hierbij heb je drie opties.
1 De standaard-instelling is Klikvolgorde. Dat betekent dat het geluidsfragment pas begint af te spelen nadat je een keer extra met de muis klikt binnen de dia, of een ander signaal geeft dat je door wilt naar het geluidsfragment (dat zijn dezelfde toetsen die je kunt gebruiken om naar een volgende actie of dia te gaan).
2 Wil je liever dat het geluid gelijk start bij het openen van de dia, dan is Automatisch de juiste keuze.
3 Een derde optie is Wanneer erop geklikt wordt. Hiermee houd je de volledige controle en kun je het geluidsfragment zelfs overslaan. Het wordt pas afgespeeld wanneer je tijdens het presenteren expliciet met de muis op het luidsprekersymbool van het geluidsfragment in de dia klikt. Dit biedt dan wel weer de mogelijkheid bijvoorbeeld twee geluidsfragmenten in te voegen, bijvoorbeeld een fragment met gejuich en een met boe-geroep – en dan kun je tijdens het presenteren kiezen welke van de twee je laat horen.
07 Geluidsfragment verbergen
Als je niet wilt dat het publiek weet dat er een geluidsfragment aankomt, dan wil je vast liever dat het pictogram van het geluidsfragment niet prominent in de dia te zien is. Zeker wanneer je het toch automatisch laat afspelen, is het leuker om de optie Verbergen bij voorstelling aan te zetten. In de presentatiemodus, dus wanneer je de presentatie ook echt geeft, is er dan op de dia niet te zien dat er een geluidsfragment in zit. Soortgelijk bereik je met de optie Afspelen op achtergrond. Het geluidsfragment wordt dan automatisch gestart en afgespeeld over meerdere dia’s tot het is afgelopen.
08 Geluidsfragment terugspoelen
Wil je het geluidsfragment tijdens de presentatie terugspoelen voor volgend gebruik, zet dan een vinkje voor Terugspoelen na afspelen. Wil je het geluid laten doorgaan tot je zelf bepaalt dat het moet stoppen, kies dan voor herhalen tot film of geluid wordt stopgezet.
09 Video’s toevoegen
Video’s geven je presentatie net even dat extra’s. Het zorgt ervoor dat je publiek geboeid blijft en het kan voor jou als presentator een mooi moment zijn om even een slokje water te drinken en op adem te komen. Er zijn twee mogelijkheden om video te gebruiken in PowerPoint: het videofragment invoegen vanaf de eigen pc en afspelen vanuit een online bron als YouTube.
Het laatste klinkt het makkelijkste, maar introduceert wel meer onzekerheid. Wat als er geen goede internetverbinding is op de locatie van de presentatie? Of als de video offline is gehaald? En misschien nog wel het ergste: de reclames die bijvoorbeeld YouTube voor en tijdens video’s worden ingevoegd zijn dan ook in je presentatie te zien. Dat is niet alleen vervelend en afleidend, het kan ook zomaar een hele controversiële reclame zijn die ervoor zorgt dat je presentatie misschien wel onbedoeld tot een einde komt.
Als je een video van YouTube of een andere online bron gebruiken, dan kun je er ook voor kiezen om eerst dat fragment naar de pc te downloaden, met een van de vele online YouTube-downloaders. Bewaar het op de pc en voeg het dan toe aan de presentatie (zie stap 10).
10 Online video gebruiken in PowerPoint
Wil je toch een video rechtstreeks uit een online bron invoegen, dan gaat dat als volgt.
1 Klik op Invoegen.
2 Kies op het onderdeel Media voor Video.
3. Klik in het menu nu op Online video.
4. In het volgende venster word je gevraagd de url van de onlinevideo in te voegen. De url is het adres van de website met het adres van de video erbij. Hiervoor open je een browser, ga je bijvoorbeeld naar YouTube en zoek daar de video van je keuze. Selecteer het hele adres in de adresbalk van de browser, en kopieer het naar het geheugen van de computer.
5. Ga nu terug naar PowerPoint en plak de url in het venster voor het invoegen van een online video.
6. Klik dan op Invoegen.
PowerPoint voegt nu de video toe aan de dia. Deze wordt getoond als een stilstaande afbeelding, maar wel met een afspeelknop waarmee je de video ook kunt afspelen. Je kunt de plek van de video bepalen door deze te verplaatsen, groter of kleiner te maken. Op de werkbalk Afspelen kun je aanvullende opties instellen. Omdat het een online video betreft zijn die opties echter beperkt tot de manier waarop je wilt dat de video wordt gestart, Automatisch, In klikvolgorde of Wanneer erop wordt geklikt.
11 Video’s vanaf de pc invoegen
Het voordeel van videobestanden die op je eigen harde schijf staan is dat je meer controle en mogelijkheden hebt. Ook loop je minder risico op onverwachte gebeurtenissen. Om een video te gebruiken die op de pc staat, ga je als volgt te werk.
1 Kies voor Invoegen / Media / Video / Video op mijn pc.
2 PowerPoint opent een venster waarmee je naar het videofragment kunt bladeren dat op de pc staat.
3 Selecteer het videofragment en kies Invoegen.
PowerPoint ondersteunt een groot aantal videobestandsformaten en codecs om af te spelen, eigenlijk alle gangbare. PowerPoint voegt de video in de dia in en laat die zien als een stilstaande afbeelding: het openingsscherm van de video. Je kunt deze afbeelding vergroten, verkleinen en zelfs draaien. Om de video te bekijken klik op Afspelen onder de video of op de werkbalk Video-indeling / Afspelen.
12 De video bewerken
Omdat de video vanaf de pc is ingevoegd, zijn er veel meer bewerkingsopties dan bij een online video. Deze vind je allemaal op de werkbalk Afspelen. De mogelijkheden komen grotendeels overeen met die van de opties bij een geluidsfragment. Wil je niet de hele video gebruiken maar slechts een deel, dan kun je de video bijsnijden. Klik daarvoor op Video bijsnijden. PowerPoint opent nu een apart venster waarin de video is geladen en wordt weergegeven als een tijdlijn.
Je ziet de totale speelduur van het fragment en op de tijdlijn een groene en een rode marker. Deze markers kun je verschuiven en zo kun je het begin en het eindpunt van het fragment bepalen. Verplaats de Groene marker naar rechts om later in het fragment te beginnen, en verschuif de Rode marker naar links om het fragment eerder te stoppen. Je kunt het telkens bekijken met de Play-knop eronder.
Ook bij video’s kun je bij Begintijd en Eindtijd heel precies de begin en eindtijd aangeven. En ook hier is het weer handig om eerst met de schuiven grofmazig in te korten en daarna heel precies bij te snijden door deze getallen iets te verhogen of verlagen.
Heb je het juiste deel ingesteld, klik dan op OK om de video op deze wijze bij te snijden. Je kunt het altijd later nog weer aanpassen. PowerPoint laat het fragment verder ongemoeid, het wordt alleen voor deze presentatie zo ingesteld dat het later begint en of eerder ophoudt.
13 In- en uitfaden
Wil je behalve later beginnen of eerder ophouden ook wat minder hard beginnen of eindigen, voeg dan een fade-in of fade-out toe. Dit kun je instellen bij Infaden en Uitfaden. Typ een tijd in of klik op de kleine pijltjes om de tijd voor het in- en uitfaden op te hogen.
Ook het volume van de video kun je in PowerPoint bepalen. Klik op Volume en kies een van de waarden. Je kunt kiezen tussen Laag, Gemiddeld, Hoog en Dempen. De laatste zet het geluid helemaal uit.
14 Videogedrag bepalen
Ook bij een video moet je erover nadenken hoe het fragment zich tijdens de presentatie gedraagt. Je kunt weer instellen of het fragment meteen begint af te spelen of pas nadat je daarvoor een opdracht geeft, en of het eenmaal of oneindig in een ‘loop’ afspeelt. Al deze en andere opties vind je bij het onderdeel Video-opties. Een belangrijke is Begin. Net als bij een audiofragment staat deze optie standaard op Klikvolgorde, wat betekent dat de video pas begint af te spelen nadat je een keer extra met de muis klikt (of een ander signaal geeft dat je door wilt naar het videofragment).
Wil je liever dat de video start zodra de dia te zien is, dan is de instelling Automatisch de beste keuze. Wil je liever dat de video afspeelt als je op de video klikt, dan gebruik je de optie Wanneer erop geklikt wordt. Hiermee houd je de volledige controle en kun je de video zelfs overslaan.
15 Afspeelopties
Wil je de video niet als klein fragment in de dia afspelen maar op het hele beeld, zet dan een vinkje bij Op volledig scherm afspelen.
Wil je dat de video niet zichtbaar is tot je deze activeert, dan is er de optie Verbergen als er niet wordt afgespeeld. Daarnaast kun je de video terugspoelen nadat deze is afgespeeld en voor ‘t geval je die nogmaals wilt afspelen, via Terugspoelen na afspelen terwijl eindeloos doorgaan tot je naar de volgende dia gaat weer mogelijk is via Herhalen tot film of geluid wordt stopgezet.
Op deze manier kun je audio en video aan je PowerPoint-presentatie toevoegen. Je hebt aardig wat bewerkingsmogelijkheden en kun het fragment tonen op de manier waarop jij dat wilt.
