10 Outlook-tips: vind goed verborgen mailfuncties
Microsoft Outlook is een uit de kluiten gewassen e-mailprogramma met een overdaad aan functies. Louter voordelen, zou je denken. Maar juist omdat het er zoveel zijn, ken je ze vast niet allemaal. Met de Outlook-tips in dit artikel vind je functies die goed verborgen zitten maar oh zo handig zijn.
1. Luisteren naar e-mails
In plaats van het lezen van e-mails, kun je er ook gewoon naar luisteren. Zo kun je ondertussen iets anders doen. Het is meestal wel eerst nodig om de functie te activeren.
Klik linksboven op Bestand en open het onderdeel Opties. Je navigeert vervolgens naar Toegankelijkheid, waarna je een vinkje plaatst voor Hardop lezen weergeven. Bevestig met OK. Je selecteert nu in het postvak een bericht en klikt binnen het lint op Voorlezen. Outlook selecteert tijdens het voorlezen ieder uitgesproken woord, zodat je desgewenst kunt meelezen.
Gebruik de bedieningsknoppen rechtsboven om het voorlezen te pauzeren of naar de volgende alinea te gaan. Naast de bedieningsknoppen open je eventueel de instellingen (tandwieltje met luidspreker). Hier pas je naar wens de voorleessnelheid aan. Overigens kun je Outlook ook je zelf getypte e-mails laten voorlezen. Klik tijdens het opstellen van een nieuw bericht maar eens op Controleren en Voorlezen.
2. Verzenden uitstellen
Stuur je weleens in een driftige bui een e-mail waar je eigenlijk al op hetzelfde moment spijt van hebt? Stel dan een afkoelingsperiode in! Outlook houdt de e-mail in dat geval standaard een aantal minuten vast, waarbij je de bezorging eventueel weer kunt intrekken.
Klik binnen het lint op Regels en Regels en waarschuwingen beheren. Via de optie Nieuwe regel verschijnt er een nieuw dialoogvenster. Selecteer Regel toepassen op berichten die ik verzend en klik tweemaal op Volgende. Er verschijnt een melding dat Outlook de regel toepast op ieder verzonden bericht. Bevestig met Ja en selecteer in het volgende venster de optie Aflevering van het bericht een aantal minuten uitstellen.
Bij Stap 2 klik je daarna op een aantal. Bepaal hoeveel minuten afkoelingstijd je doorgaans nodig hebt. Het maximum bedraagt overigens 120 minuten. Klik op OK, Voltooien en Toepassen om de nieuwe regel te activeren. Wil je een bericht binnen het aantal ingestelde minuten weer intrekken? Ga naar Postvak UIT en verwijder het bericht.
3. E-mail als PDF opslaan
Tegenwoordig krijg je belangrijke informatie veelal per e-mail; een handleiding, factuur of contract leveren afzenders doorgaans mee als pdf-bijlage. Zo’n bijlage sla je eenvoudig op. Staan er belangrijke gegevens in de hoofdtekst van de e-mail, dan creëer je hiervan zelf een pdf-bestand. Op die manier kun je de informatie eenvoudig opslaan en eventueel als bijlage naar andere personen verzenden.
Klik op Bestand en Afdrukken om de printopties te openen. Onder Printer zie je het huidige afdrukapparaat staan. Klik daarop en kies Microsoft Print to PDF. Via Afdrukopties selecteer je de gewenste pagina’s voor het geval je niet alle gegevens in het pdf-bestand wilt opnemen. Zodra je bevestigt met Afdrukken, geef je aan waar je het pdf’je wilt huisvesten. Geef het bestand een relevante naam en bevestig met Opslaan.
4. Ongelezen e-mails extra laten opvallen
Ongelezen e-mails krijgen in Outlook normaliter alleen een blauwe markering. Je kunt deze berichten eventueel extra laten opvallen. Pas hiervoor de stijl, het lettertype en de kleur naar eigen smaak aan.
Begin in het lint en navigeer achtereenvolgens naar Beeld, Weergave-instellingen en Voorwaardelijke opmaak. Via Toevoegen maak je een nieuwe weergaveregel aan. Bedenk hiervoor een logische naam, bijvoorbeeld ‘Nieuwe vormgeving ongelezen e-mail’. Klik op de knop Lettertype en wijzig de vormgeving.
Naast een ander lettertype en fris kleurtje kies je bijvoorbeeld voor vette onderstreepte letters. Speel met de opmaakfuncties totdat de tekst in het voorbeeldkader je bevalt. Bevestig met OK. Via de knop Voorwaarde open je het tabblad Meer opties en vink je de optie Alleen items met status ongelezen aan. Sluit de drie openstaande vensters met OK en merk op dat het uiterlijk van ongelezen e-mails direct verandert.
5. Mails definitief verwijderen
Wanneer je een e-mail verwijdert, is het bericht nog niet helemaal verdwenen. Kijk maar eens in de map Verwijderde items of de prullenbak. Als alternatief kun je een e-mail ook definitief wissen. Daarmee bespaar je schijfruimte en bovendien zorg je ervoor dat niemand gevoelige gegevens te zien krijgt.
Selecteer in het postvak een bericht en druk op de sneltoets Shift+Delete. Outlook komt met een waarschuwing op de proppen. Bevestig met Ja om de e-mail onherroepelijk te verwijderen. Verder wil je wellicht de map Verwijderde items automatisch legen, zodat je dit klusje niet meer zelf hoeft te klaren. Ga naar Bestand, Opties, Geavanceerd en selecteer onder Outlook starten en afsluiten de optie Mappen met verwijderde items leegmaken bij het afsluiten van Outlook. Bevestig met OK.
6. E-mails inplannen
Soms is het prettig wanneer je een e-mail alvast voor een toekomstige datum kunt klaarstomen. Zo wens je iemand attent een fijne verjaardag, terwijl je op een verre vakantiebestemming met hele andere dingen bezig bent.
Open een vers bericht en stel de e-mail op. In het lint klik je onder het tabblad Opties vervolgens op Bezorging uitstellen. Je vinkt Niet bezorgen voor aan, waarna je een datum en tijd instelt. Klik achtereenvolgens op Sluiten en Verzenden. Het opgemaakte bericht staat nu klaar in de map Postvak UIT.
7. Contactgroep aanmaken
Stuur je e-mails vaak naar een vast groepje personen, dan is het slim om een contactgroep aan te maken. Op die manier hoef je niet alle e-mailadressen handmatig te selecteren om bijvoorbeeld alle leden van een vriendengroep of hobbyclubje te bereiken.
Klik binnen het lint op Start, Nieuwe items, Meer items en Groep contactpersonen. Er verschijnt een nieuw venster. Bedenk allereerst een logische naam voor de contactgroep. Klik bovenaan op Leden toevoegen en kies voor Uit Outlook-contactpersonen. Dubbelklik op de namen die je aan de contactgroep wilt toevoegen en sluit het venster met OK.
Staat niet iedereen in het adresboek? In dat geval voeg je via Leden toevoegen en Nieuwe e-mailcontactpersoon handmatig contactgegevens toe. Als je klaar bent, kies je linksboven voor Opslaan en sluiten. Tijdens het opstellen van een e-mail hoef je voortaan alleen maar de naam van de contactgroep in het Aan-veld te kiezen.
8. Achtergrond instellen
Sommige mensen gebruiken in hun e-mails een vrolijk kleurtje als achtergrond, maar wist je dat je in Outlook ook een achtergrondafbeelding kunt instellen?
Klik in een nieuw e-mailvenster op Tekst opmaken. Belangrijk is dat bij het onderdeel Opmaak de optie HTML staat geselecteerd. Daarna plaats je de muisaanwijzer in het tekstveld waarin je straks een bericht kunt typen. Via Paginakleur en Opvuleffecten open je het tabblad Afbeelding. Gebruik de knop Afbeelding selecteren om een foto of ander plaatje aan te wijzen. Je hebt hiervoor de keuze tussen een bestand op de lokale schijf of de clouddienst OneDrive.
Als alternatief kun je met de zoekmachine Bing ook rechtstreeks naar leuk beeldmateriaal op het web zoeken. Maak een keuze en bekijk het resultaat. Klik op OK om de selectie definitief te gebruiken.
Let wel: of de ontvanger de achtergrondafbeelding ook daadwerkelijk te zien krijgt, is nog maar de vraag. Veel online e-mailclients tonen achtergrondfoto’s namelijk niet of voegen het beeld als bijlage toe.
9. E-mails vertalen
Als je weleens een e-mail uit het buitenland ontvangt, komt de ingebouwde vertaalfunctie mooi van pas. Dubbelklik op de e-mail om deze in een apart venster te openen. Klik in het lint daarna op Vertalen en Artikel vertalen. Er verschijnt een nieuw dialoogvenster. Selecteer achter Vertalen uit de taal uit het bericht en kies bij Vertalen naar voor Nederlands. Bevestig met OK om de vertaling weer te geven.
Er verschijnt een waarschuwing in beeld dat de tekst via een beveiligde verbinding naar een vertaalprovider wordt verzonden. Selecteer eventueel de optie Niet meer weergeven en klik op Ja. Er opent een webpagina met de vertaling.
Wil je liever niet de hele tekst vertalen? Geen probleem, want je gooit net zo makkelijk een deel van de e-mail door de vertaalmachine. Selecteer met ingedrukte muisknop het betreffende tekstdeel. Kies vervolgens in het lint voor Vertalen en Geselecteerde tekst vertalen.
10. Notificatie-opties
Standaard laat Outlook bij een inkomend bericht een geluid horen en verschijnt er een pictogram van een envelop op het bureaublad. Verder kan het programma ook een melding op het bureaublad weergeven en de weergave van de muisaanwijzer kort wijzigen.
Sommige van die meldingen leiden wellicht af. Je kunt tot slot daarom zelf bepalen welke meldingen je bij een ontvangen bericht te zien of te horen krijgt. Navigeer achtereenvolgens naar Bestand, Opties en E-mail. Vink bij het onderdeel Ontvangst van bericht de gewenste meldingen aan. Met OK sla je de gewijzigde instellingen op.