Je verandert van baan - vrijwillig of niet - en de toegang tot je oude e-mail, contacten en agenda's wordt afgesloten. Terecht natuurlijk, maar veel mensen vermengen hun persoonlijke e-mail met hun werk e-mail. Verstandig dus om even een back-up te maken van al je contacten, e-mail en agenda's!
Voordat je de toegang ontzegd wordt, wil je natuurlijk graag kopieën maken van berichten en contacten. Hoe werkt dat? Laten we beginnen met het Mac-programma Mail. Lees ook: Apple Mail: Schoon je Postvak IN grondig op.
Mbox
De truc is om een archief aan te maken van je geselecteerde inbox of account. In dit geval heb ik een aantal e-mails opgeslagen in Mail's inbox voor een Google-account dat mijn werkaccount is. Om er een archief van te maken, selecteer je Export Mailbox in het Mailbox-menu. (Je kunt ook met de rechtermuisknop op de inbox klikken en hetzelfde commando selecteren).
Als je dit doet, begint Mail zogenaamde mbox-bestanden aan te maken voor de mailboxen binnen deze inbox. Op een later moment kun je zo'n mbox in Mail importeren, of in een andere client, zodat je toegang tot de e-mails en bijlagen hebt. Als je veel berichten en bijlagen hebt kan het een hele tijd duren totdat het voltooid is.
Contacten die op de bedrijfsservers staan, kun je net zo gemakkelijk archiveren. Open Contacts, kies File > Export en selecteer Contacts Archive. Hierdoor worden al je contacten in één enkel archief gezet, dat je later kunt importeren in Contacts als IT je niet langer toegang tot de bedrijfsservers geeft.
Agenda's
Agenda's en kalenders werken ongeveer hetzelfde. Als je de Agenda-app opent, kun je kiezen om een kalenderarchief te exporteren met daarin al je events, of om een specifieke kalender te selecteren en alleen die te exporteren.
Maar wat als je dit soort dingen via een webclient doet? Als je gebruik maakt van Exchange of Office 365 heb je pech - Microsoft biedt geen optie om je spullen vanuit de webclient te archiveren. Je zult een lokale e-mailcient moeten gebruiken zoals Mail of Outlook en de stappen volgen die ik eerder besproken hebt.
Google biedt echter wel een oplossing. Ga naar www.google.com/settings/takeout en je krijgt een pagina te zien waarop je kunt kiezen om alles te downloaden wat je in Google hebt gestopt - waaronder e-mail, kalenders, contacten en bestanden op je Google Drive. Afhankelijk van hoeveel je erop hebt staan, kan het een tijd duren om het archief aan te maken. Google stuurt je een e-mail wanneer het voltooid is en klaar is om te downloaden.