Clouddiensten gebruiken als je belangrijkste opslagplek
Steeds meer bedrijven bieden (gratis) grote hoeveelheden online opslagruimte aan. Als je veel verschillende apparaten gebruikt lijkt het handig om al je bestanden in de cloud te hebben staan zodat je er altijd gemakkelijk bij kunt. Hier bespreken we de voor- en nadelen.
De meeste clouddiensten maken in de cloud een kopie van een bepaalde map die op je primaire computer staat. In deze map kun je zoals altijd submappen aanmaken om je bestanden te organiseren. Als je deze map (en submappen) gebruikt om standaard je bestanden in op te slaan, wordt alles ook meteen in de cloud opgeslagen zonder dat je zelf ook maar iets hoeft te doen. Vervolgens kun je deze bestanden op je andere apparaten benaderen door ze te openen of te synchroniseren. Lees ook: In 3 stappen een slimme back-up in de cloud.
Als je van plan bent om een clouddienst als je belangrijkste opslagplek te gaan gebruiken, moet je er goed over nadenken welke dienst het beste bij je behoeften past.
Gratis of betalen?
Een heleboel clouddiensten hebben een gratis optie, maar vergeet niet dat de opslagruimte vaak beperkt is en dat de hoeveelheid gratis opslagruimte zomaar kan veranderen.
Maar voordat je geld uit gaat geven is het een goed idee om te controleren of je al ergens een abonnement hebt waar gratis cloudopslag bij is inbegrepen. Zo krijgen abonnees van Office 365 per gebruiker gratis 1TB aan opslagruimte op OneDrive aangeboden, en een tijdje geleden kreeg ik een heleboel Dropbox ruimte bij de aanschaf van een telefoonabonnement.
Compatibiliteit
Controleer voordat je een beslissing neemt of de clouddienst die je op het oog hebt ondersteuning biedt alle platforms die je gebruikt, en of er voor al je apparaten een compatibele app beschikbaar is.
Apple's clouddienst iCloud werkt alleen op Macs die op OS X Yosemite of later draaien en op iOS apparaten die op iOS 8 of later draaien. Er is een iCloud client voor Windows, maar niet voor andere mobiele platforms dan iOS. Box, Dropbox, Google Drive en OneDrive werken op vrijwel alle apparaten.
Veiligheid
Als je je bestanden aan een clouddienst toevertrouwt moet je er rekening mee houden dat deze dienst gehackt zou kunnen worden. Clouddiensten zijn over het algemeen heel goed beveiligd, maar als je bepaalde bestanden hebt waarvan je echt niet wilt dat ze op het internet komen te staan, kun je deze beter niet op een clouddienst opslaan. Je kunt je bestanden natuurlijk ook versleuteld in de cloud zetten. Dit iets omslachtiger, maar wel een stuk veiliger.
De meeste bekende clouddiensten bieden tweefactor authenticatie aan. Als dit is ingeschakeld wordt er wanneer je probeert in te loggen een verificatiecode naar een ander apparaat dat je geregistreerd hebt gestuurd, zodat iemand die geen toegang tot dat apparaat heeft niet kan inloggen. Het is een goed idee om deze functie in te schakelen als dat mogelijk is. Lees ook: Zo maak je Dropbox veiliger zonder een cent uit te geven.
De kans dat een clouddienst met succes gehackt wordt is trouwens klein. De kans is veel groter dat één van jouw apparaten onveilig is, kwijtraakt of gestolen wordt. Zorg er daarom voor dat je al je apparaten beveiligt met een sterk wachtwoord, zodat een vinder of dief in ieder geval niet bij je bestanden kan.
Veel clouddiensten bieden een overzicht van alle apparaten en apps die aan de dienst gekoppeld zijn. Controleer deze lijst zo nu en dan om te zien of er geen onbekende apparaten tussen staan die niet van jou zijn of apps waarvan je niet wilt dat ze toegang hebben, en verwijder alle apparaten die je niet langer in je bezit hebt.
Dataverbruik
Het constant synchroniseren van bestanden kan enorm veel data verbruiken. Daarom is het verstandig om je apps zo in te stellen dat ze alleen synchroniseren wanneer je een wifi verbinding hebt. Als je tussendoor toch wilt synchroniseren op een moment dat je geen wifi hebt, kun je dit handmatig forceren.
Zekerheid
Er kan altijd iets misgaan: Met de synchronisatie, met de clouddienst zelf, met de integriteit van je bestanden, ga zo maar door. Daarom is het een goed idee om op een andere clouddienst een back-up van je (belangrijkste) te hebben staan. Dit kan soms automatisch, maar in sommige gevallen moet je dit zelf instellen door dezelfde map met een andere dienst te synchroniseren of een kopie naar een andere map op je computer te laten sturen die vervolgens met de andere dienst gesynchroniseerd wordt. Natuurlijk kun je het ook handmatig doen.