6 tips om effectiever te e-mailen
E-mail is en blijft een veelgebruikt communicatiemiddel. Hoewel het tegenwoordig veel eenvoudiger is om snel berichten te sturen via kanalen en diensten zoals sms, Facebook, WhatsApp en dergelijke, blijft e-mail een populaire manier om met elkaar te communiceren.
Eén van de redenen hiervoor is dat het permanent is - e-mailberichten zijn eenvoudig te bewaren, door te sturen en doorzoekbaar. Het is dan ook een goed idee om wat meer aandacht aan een e-mail te besteden dan aan een simpel sms'je of WhatsApp-bericht. Lees ook: Zo voeg je extra e-mailaccounts toe in Windows 10 Mail.
01 Eerste indruk
Een sms'je of appje is zo verstuurd, en daarom geeft het ook niet zo als er een foutje in staat of leestekens ontbreken, zelfs niet wanneer je je baas laat weten dat je in de file staat. Men let minder op de kwaliteit van dergelijke berichten, omdat deze meestal dienen om "even snel" iets door te geven. Het gaat meer om de inhoud dan om de vorm.
Een e-mail doet tegenwoordig echter wat formeler aan, omdat het een traditionelere communicatiemethode is die vaak meer inhoud bevat. Als je de moeite neemt om te mailen, kun je net zo goed even de hele tekst nog een keer doornemen voordat je het bericht verstuurt. Als een e-mail vol typ- of spelfouten staat, wordt de afzender daar regelmatig op afgerekend.
02 Onderwerp
Het is heel vervelend om allerlei e-mails te moeten openen om erachter te komen waarover deze gaan. Zo zijn er mensen die hardnekkig de dag van de week als onderwerp blijven gebruiken, zodat je, als je je mailbox doorzoekt om een bepaalde e-mail te vinden, een flinke lijst met e-mails met de naam "Maandag" moet doorspitten.
Zorg er dus voor dat je in de onderwerpregel duidelijk aangeeft waarover het bericht gaat, en voeg eventueel een referentienummer toe als je dat hebt (bijvoorbeeld wanneer je reageert op een factuur of iets dergelijks).
03 Kort en bondig
Het lijkt voor de hand liggend, maar probeer kort en duidelijk aan te geven wat je met je e-mail wilt bereiken. Een lang verhaal is voor de ontvanger vervelend, en bovendien moet hij of zij dan daaruit proberen af te leiden wat nu precies te bedoeling is.
Bovendien worden e-mails vaak slechts vluchtig gelezen, waardoor de hoofdzaak gemist wordt als deze niet duidelijk vermeld wordt en ergens vooraan in het bericht staat.
04 Tijdstip
In een werkomgeving is het vaak het beste om een e-mail vroeg in de ochtend te versturen, omdat veel mensen 's ochtends als eerste hun e-mail checken. Aan de andere kant is het ook mogelijk dat je e-mail dan tussen allerlei e-mails van anderen komt te staan, waardoor deze minder opvalt. Bedenk zelf goed wat in jouw situatie waarschijnlijk het beste moment is om te mailen.
05 Bijlagen
Het is handig om meteen iets aan een e-mail te kunnen hangen, maar als iemand onderweg is en/of een trage verbinding moet gebruiken zijn bijlagen vervelend. Daarom is het vaak handig om een link naar een bestand op Dropbox of WeTransfer te sturen in plaats van een bijlage, zodat de ontvanger zelf kan kiezen of en wanneer hij/zij het bestand wil downloaden.
06 Bcc gebruiken
Soms is het heel handig dat alle geadresseerden kunnen zien naar wie het bericht verstuurd is. Zo kun je bijvoorbeeld voorkomen dat iets dubbel verstuurd wordt omdat iedereen kan zien weet wie wat gehad heeft. Denk bijvoorbeeld aan een memo op het werk, of een uitnodiging voor een feestje.
De bcc-optie of blinde kopie, een goede manier om de privacy van iedereen die je mailt te waarborgen.
Maar wat als je bijvoorbeeld een verhuisbericht naar al je vrienden, kennissen en collega's wilt sturen die elkaar misschien helemaal niet kennen? Deze mensen vinden het misschien helemaal niet zo prettig als hun e-mailadres voor iedereen zichtbaar is.
Gelukkig kun je de bcc-optie (blind carbon copy) gebruiken om je e-mail te versturen. Alle e-mailadressen die je in het bcc-veld neerzet, zullen voor alle geadresseerden onzichtbaar zijn.